Observera att detta är en föråldrad artikel som är arkiverad.

14 lärdomar och insikter efter höstens frukostseminarium

Nu är höstens frukostmöten genomförda. Det har varit kul. Det har varit nervöst. Och det har varit en hel del praktiska pyssel. Uppslutning har varit långt över förväntan med fullsatta seminarier och därtill väntelista. Något måste vi därför gjort bra. Och annat kan vi självklart göra bättre. Mina insikter och lärdomar som projektledare för evenemangen delar jag med mig av i denna artikel. Läs gärna!

Pia Tegborg
16 december 2013

Nu är hös­tens fru­kost­mö­ten genom­för­da. Det har varit kul. Det har varit ner­vöst. Och det har varit en hel del prak­tiskt pys­sel. Uppslutning har varit långt över för­vän­tan med full­sat­ta semi­na­ri­er och där­till vän­te­lis­ta. Något mås­te vi där­för gjort bra. Och annat kan vi själv­klart göra bätt­re. Mina insik­ter och lär­do­mar som pro­jekt­le­da­re för eve­ne­mang­en delar jag med mig av i den­na arti­kel. Läs gär­na!

En utmaning

När vi under maj månad star­ta­de den­na blogg kän­de i prin­cip ing­en till oss och vi fun­de­ra­de myc­ket över hur vill skul­le kun­na spri­da vårt namn och bud­skap. Och det­ta med en väl­digt begrän­sad kas­sa, bestå­en­de av egna bespa­ring­ar och ett inno­va­tions­lån från Almi. Det gäll­de där­för att sat­sa på rätt saker för att synas. Vi beslu­ta­de oss för att blog­ga regel­bun­det, arbe­ta aktivt i soci­a­la medi­er och läg­ga myc­ket krut på att arran­ge­ra fru­kost­mö­ten. Varför vi val­de den­na mötes­form berät­tar jag strax men först lite fak­ta om event som före­te­el­se.

Eventet på frammarsch

Under min tid som pro­jekt­le­da­re för Guldägget i slu­tet av 90-talet möt­tes jag rätt ofta av för­do­men att ett event var att lik­stäl­la med ett skoj­friskt jip­po. Och som en natur­lig följd av den­na för­dom ifrå­ga­sat­tes affärsnyt­tan med att bedri­va event mar­ke­ting.

Så låter det inte läng­re. Idag ökar före­ta­gen sta­digt sina inve­ste­ring­ar inom områ­det som sak­ta men säkert tar för sig av reklamka­kan. Inte alls kons­tigt tyc­ker jag. Genom ett event når du ju så många fler jäm­fört med exem­pel­vis tra­di­tio­nell upp­sö­kan­de för­sälj­ning eller tele­fon­för­sälj­ning där erfa­ren­he­ten säger att du behö­ver ringa 100 sam­tal för att boka in tio möten som i bäs­ta fall leder fram till en enda affär.

Därför frukostmöten

Vårt syf­te med hös­tens fru­kost­träf­far har varit att bju­da del­ta­gar­na på inspi­re­ran­de kun­skap. Naturligtvis har vi ock­så velat kom­mu­ni­ce­ra vårt varu­mär­ke och ska­pa kon­tak­ter på oli­ka sätt. Det skall vi inte stic­ka under stol med. Att vi val­de just fru­kost­for­men beror på att vi tror på kon­cep­tet. För det förs­ta är det som regel lite lagom långt (ing­en stör­re tids­tjuv). För det and­ra behö­ver inte del­ta­ga­ren hac­ka upp sin arbets­dag i någon stör­re utsträck­ning (möj­ligt­vis blir ankoms­ten till job­bet något sena­re än van­lig). Och för det tred­je kan besö­ka­ren för­e­na nyt­tan att äta fru­kost (för de mås­te ändå göras) med nöjet att inspi­re­ras, ming­la och ska­pa kon­tak­ter.

Frukostmöten med innehåll

I pla­ne­rings­ar­be­tet foku­se­ra­de vi på att sät­ta sam­man ett intres­sent, rele­vant och aktu­ellt inne­håll. Ett inne­håll som vi antog att vår mål­grupp skul­le gil­la. Vi sat­te 50 besö­ka­re per fru­kost­till­fäl­le som mål och då trod­de vi att vi tagit i! Siffran över­träf­fa­des rejält då samt­li­ga fyra till­fäl­len snart blev full­sat­ta. Med vän­te­lis­ta som följd. Totalt infann sig 270 gäs­ter. Vid det sista till­fäl­let dry­ga hund­ra.

Utöver att spri­da bud­ska­pet om fru­kostar­na i våra digi­ta­la kana­ler (Facebook, Twitter, Linkedin och Google+) val­de vi att annon­se­ra i Marknadschefernas tid­ning och tryc­ka upp ett flyg­blad. I utvär­de­ring­ar­na vi gjort fram­går att de all­ra fles­ta hit­tat till oss genom tips (word of mouth) eller via våra digi­ta­la kana­ler.

Värdefulla råd till dig som vill arrangera ett event

Helt per­son­li­ga och base­ra­de på hös­tens lär­do­mar, både vad gäl­ler fram­gångs­fak­to­rer och fall­gro­par. Råden är all­män­na och pas­sar in på det fles­ta arrange­mang. Listan är inte på något sätt  hel­täc­kan­de utan det finns med störs­ta säker­het ytter­li­ga­re ett antal vik­ti­ga saker som bor­de stå med. Men jag tyc­ker ändå att den kan fun­ge­ra som en check­lis­ta. Och nu till råden:

1. Förstå syftet

Varför anord­na even­tet? Mycket rele­vant frå­ga. Varför vill du arran­ge­ra just det event du pla­ne­rar? Fundera även ut vil­ka mål du har med till­ställ­ning­en. Är det att gene­re­ra leads eller att byg­ga ditt varu­mär­ke? Kanske hand­lar det om posi­tio­ne­ring? Skriv gär­na ner syf­tet och målen. Om du skri­ver ner dina tan­kar är chan­sen att de upp­nås myc­ket hög­re. Upplever jag.

2. Ha en tydlig målgrupp

Till vem vän­der sig even­tet? Fundera på vil­ken din mål­grupp är för det­ta eftersom sva­ret gör det lät­ta­re för dig, eller rät­ta­re sagt är en för­ut­sätt­ning för det fort­sat­ta arbe­tet med exem­pel­vis mark­nads­fö­ring, lokal, pro­gram och tid­punkt.

3. Välj datum med omsorg

Tänk till ordent­ligt här. Säkerställ att datu­met inte kroc­kar med lov och lång­hel­ger. Även kläm­da­gar väl­jer du bort såklart. Vill du ha besö­ka­re från hela Sverige så und­vik de tre sport­lovs­vec­kor­na helt. Och ha koll på när påsken infal­ler. December är en svår månad då luci­a­mor­gon, julav­slut­ning­ar på dagis och sko­la lik­som inter­na jul­fes­ter stjäl tid. Liksom som­mar­pe­ri­o­den. Vi anord­na­de våra fyra fru­kostar under peri­o­den 3/10–5/12. Och upp­le­ver att det fun­ge­ra­de bra.

Gör rese­arch och säker­ställ att ditt arrange­mang inte kroc­kar med and­ra event den val­da dagen. Detta för att und­vi­ka kon­kur­rens om mål­grup­pen. Tänk slut­li­gen till vid val av vec­ko­dag. Här är vår erfa­ren­het att tors­dag mor­gon läm­par sig väl för fru­kost­mö­te.

4. Boka i tid

Det är myc­ket mer prak­tiskt arbe­te kring att ord­na ett event än du kanske först tror så ett vär­de­fullt tips är att bör­ja i tid. Gör en heder­lig tids­plan och för­sök att hål­la dig till den­na. Boka lokal så snart du satt datum för till­ställ­ning­en. Du har oftast bra avbok­nings­möj­lig­he­ter fram till ett par vec­kor upp till en månad innan even­tet skall gå av sta­peln så om loka­len inte känns klock­ren söker du bara vida­re under tiden. Behöver du boka tåg- eller flyg­bil­jet­ter till före­lä­sa­re så gör det­ta sna­rast möj­ligt. Här kan du spa­ra myc­ket peng­ar. Inte minst på SJ-bil­jet­ter.

Har du åter­kom­man­de event kan det vara en god idé att teck­na före­tags­av­tal med ett hotell för bätt­re pri­ser.

5. Ändamålsenlig lokal och bra kommunikationer

Det skall vara lagom mysigt trångt. Ett bra tips är att väl­ja en mind­re lokal som känns väl­fylld sna­ra­re än att väl­ja en stor lokal där det är glest mel­lan besö­kar­na. Fundera på om du behö­ver ha till­gång till el, vat­ten och kök. Säkerställ att luf­ten räc­ker till i loka­len (och glöm inte, som vi har gjort vid par till­fäl­len, att slå på luft­kon­di­tio­ne­ring­en).

Toaletter är såklart ett mås­te, lik­som bra avhäng­nings­möj­lig­he­ter för vin­ter­kap­pan (även här har vi fått oss en känga). Bra par­ke­rings­möj­lig­he­ter och en fun­ge­ran­de kol­lek­tiv­tra­fik är and­ra vik­ti­ga bitar. Väl på plats skall det vara enkelt att hit­ta till rätt lokal då tids­mar­gi­na­ler­na många gång­er är små. Har du till­gång till en roll-ups så pla­ce­ra den­na väl syn­lig för stres­sa­de del­ta­ga­re.

6. Tänk igenom programmet

Tänk ige­nom pro­gram­met, och gör det nog­grant. Försök att ska­pa ett hel­hetskon­cept där alla bitar häng­er ihop och är rele­van­ta. En proff­sig inled­ning är lika vik­tigt som själ­va huvud­num­ret. För att inte tala om even­tu­ellt för- och efter­ming­el. Tänk på att det är hel­hets­in­tryc­ket som räk­nas!

7. Låt andra prata

Inse att du och ditt före­tag är täm­li­gen oin­tres­san­ta. Helt krasst. Besökarna kom­mer för att få en ökad för­stå­el­se för ett ämne, inte för att lyss­na på fak­ta om ditt före­tag. För att sät­ta dig som arran­gör i sam­man­hang­et kan det dock vara på sin plats med en väl­digt, med beto­ning på väl­digt, kort pre­sen­ta­tion om vil­ka ni är. Avsätt max 10 minu­ter för det­ta och gör inte miss­ta­get att pra­ta detal­je­rat om ert erbju­dan­de.

8. Håll tiden

Helt klart en av de vik­ti­gas­te punk­ter­na i den­na lis­ta. Här hand­lar det om respek­ten för åhö­ra­ren. Att dra över med så lite som någ­ra minu­ter kan för­stö­ra hel­hets­in­tryc­ket av even­tet. Och det är inte kul när åhö­rar­na bör­jar skru­va på sig och tit­ta på kloc­kan. Var där­för extremt tyd­ligt när du infor­me­rar tala­re (och and­ra med­ver­kan­de) om pre­sen­ta­tio­nens längd och se till att över­gång­ar mel­lan oli­ka pro­gram­punk­ter är väl pla­ne­ra­de så att de inte stjäl tid. Och star­ta i tid.

Vi drog över tiden vid ett av våra semi­na­ri­er, vil­ket kom­men­te­ra­des fli­tigt i utvär­de­ring­en. Så no no här. Ett bra knep är att sig­na­le­ra till före­lä­sa­ren när det är 10 respek­ti­ve 5 minu­ter kvar av tiden.

9. Sprid budskapet

Minst lika myc­ket kraft som behö­ver läg­gas på att sät­ta ihop pro­gram­met behö­ver ock­så läg­gas på att spri­da det. Bestäm hur myc­ket peng­ar ni har möj­lig­het att avsät­ta för mark­nads­fö­ring och tänk kre­a­tivt. Mest kost­nads­ef­fek­tivt tyc­ker jag det är att använ­da soci­a­la medi­er för mark­nads­fö­ring. Men det krä­ver att du är aktiv.

Med en stän­dig när­va­ro på Facebook, Twitter, Linkedin, Instagram och Google+ har vi dag­li­gen fle­ra hund­ra besö­ka­re på vår blogg. Kraften i de digi­ta­la medi­er­na är enorm men det gäl­ler att lig­ga i. En Facebook sida utan akti­vi­tet gör mer ska­da än nyt­ta då det fram­stäl­ler före­ta­get som inak­tivt och oen­ga­ge­rat. Mun till mun-meto­den och soci­a­la medi­er har visat sig vara de abso­lut främs­ta käl­lor­na till vetska­pen om våra fru­kostar. Var ock­så ute i god tid med ditt bud­skap. Tänk på att folk i all­män­het har ful­la sche­man och behö­ver pla­ne­ra sin tid.

10. Skapa en trevlig inramning

Jag säger det igen. Det är hel­hets­upp­le­vel­sen som räk­nas. Det visu­el­la intryc­ket är vik­tigt. Toppa med kan­de­lab­rar och/​eller färs­ka blom­mor om det pas­sar i sam­man­hang­et. Tona ner belys­ning vid ming­el och fun­de­ra över bak­grunds­mu­sik. Vid våra fru­kost­mö­ten har vi strä­vat efter att ska­pa en rofylld mil­jö med levan­de ljus och lite lätt lounge­mu­sik då vi tyc­ker att det känns rätt på mor­gon­kvis­ten under den mör­ka års­ti­den.

11. Var noggrann med teknisk specifikationer och rättigheter till materialet

Viktig punkt. Detta har vi surt fått erfa­ra. Här har vi inte varit till­räck­ligt tyd­li­ga alla gång­er, vil­ket tyvärr resul­te­rat i att en del av publi­ken inte sett pre­sen­ta­tio­nen på opti­malt vis eftersom skär­men vi använt har ett annorlun­da for­mat och går från golv till tak. Att skic­ka ett mail är inte all­tid till­räck­ligt utan ring och följ upp för att säker­stäl­la att instruk­tio­ner­na följs. Se ock­så till att du får pre­sen­ta­tio­nen skic­kad till dig i för­väg så att den kan tes­tas på plats. Allt för att slip­pa obe­hag­li­ga över­rask­ning­ar.

Tänk på att du mås­te ha till­stånd från upp­hovs­man­nen om du vill visa, spri­da eller fram­fö­ra and­ras mate­ri­al offent­ligt, exem­pel­vis på före­ta­gets webb­plats. Säkerställ all­tid att du har ryg­gen fri här om du exem­pel­vis avser att fil­ma even­tet och läg­ga ut det­ta på web­ben. Detta är ock­så en vik­tig frå­ga att stäl­la till före­lä­sa­ren som kanske inte all­tid har kun­skap om de upp­hovs­rätts­li­ga spel­reg­ler­na.

12. Ta ut avgift (eller inte) för no-show

Räkna med ett bort­fall på ca 10% bland anmäl­da del­ta­ga­re. Så är det bara. Barn blir sju­ka och vik­ti­ga möten dyker opla­ne­rat upp. Ett bra tips är att skic­ka ut påmin­nel­ser till redan anmäl­da där vik­ten av att avan­mä­la sig vid för­hin­der påta­las. Detta är spe­ci­ellt vik­tigt när det finns en vän­te­lis­ta för att und­vi­ka att sto­lar står tom­ma i onö­dan.

Är even­tet gra­tis tyc­ker jag inte att det är fel att ta ut en avgift för no-show. Ett skä­ligt belopp är upp­skatt­nings­vis på mel­lan 300 kro­nor och 500 kro­nor. Tanken bakom är att ej anmäld från­va­ro skall straf­fas eftersom den inne­bär en för­lo­rad möj­lig­het för någon på vän­te­lis­tan. Här har vi varit allt­för snäl­la i höst. Till våren kom­mer jag att änd­ra på det­ta eftersom vi har per­so­ner som anmält sig till samt­li­ga till­fäl­len men ald­rig dykt upp. Utan att med­de­la, vil­ket är trå­kigt.

13. Utvärdera

Kom ihåg att utvär­de­ra ert eve­ne­mang eftersom utvär­de­ring­ar­na ger dig vär­de­full infor­ma­tion. Sammanställ kom­men­ta­rer­na och vips så har du en ovär­der­lig lis­ta näs­ta gång ni skall arran­ge­ra ett event.

Vi har fun­de­rat på att göra en web­ba­se­rat vari­ant men tror att svars­fre­kven­sen blir hög­re om utvär­de­ring­en fylls i på plats. Väl till­ba­ka på kon­to­ret är det ju så lätt att sugas in i de var­dag­li­ga syss­lor­na igen.

I våra utvär­de­ring­ar har det fram­gått att fru­kosten upp­levs gans­ka medi­o­ker. Sist glöm­de köket grön­sa­ker­na vil­ket tro­ligt­vis drog ner bety­get. Vid ett annat till­fäl­le tog mjöl­ken slut. Små, små men irri­te­ran­de saker som natur­ligt­vis påver­kar hel­hets­upp­le­vel­sen. Och gör att vi som arran­gör söker nya alter­na­tiv.

14. Lägg budget

Och så slut­li­gen. Vad kos­tar ett event egent­li­gen? Vilket för­stås är omöj­ligt att sva­ra på. Kostnaden styrs natur­ligt­vis av even­tets for­mat. Men för att ge någon som helst fing­er­vis­ning kan jag säga att våra fyra fru­kostar kostat Kntnt strax över 100 tkr, dvs ca 25 tkr per till­fäl­le. Jag tyc­ker inte att det är dyrt men det är fort­fa­ran­de myc­ket peng­ar. Åtminstone för ett litet nystar­tat bolag som Kntnt.

Gör en bud­get. Den kom­mer tro­li­gen inte att hål­la till punkt och pric­ka men den fun­ge­rar utmärkt som ett rät­te­snö­re. En av de störs­ta utgifts­pos­ter­na åtminsto­ne vid stör­re event utgör loka­len. Att bud­ge­te­ra för före­lä­sa­re kan vara svårt. Allt från 0 kro­nor och till 20 000 kro­nor är van­ligt för ett kor­ta­re fram­trä­dan­de. Om före­lä­sa­ren ser ett vär­de att få visa upp sig inför din mål­grupp bör det­ta speg­la prislap­pen. Tycker jag.

Och som del­vis berörts ovan, pla­ne­ra i god tid så att du slip­per dyra sista minu­ten lös­ning­ar. Tänk prak­tiskt så att snål­he­ten inte bedrar vis­he­ten. Förtjänsten i ett bil­li­ga­re boen­de på avstånd kan till exem­pel lätt ätas upp av dyra tax­ik­vit­ton.

Dela artikeln om du gillade den!

Liknande artiklar

Just nu har vi inga fler artiklar om ämnet.

Förslag på mer läsning

Facebooks ”gilla”-knapp granskad av EU-domstolen

Tänk till innan du instal­le­rar Facebooks ”gilla”-knapp och and­ra plu­gins på din webb­plats. Ansvaret vid behand­ling av per­son­upp­gif­ter­na kan näm­li­gen bli din huvud­värk. Detta slår ett för­hands­av­gö­ran­de i EU-dom­sto­len fast. Läs mer i dagens arti­kel skri­ven av advo­kat Erik Ullberg och biträ­dan­de jurist Gunilla Karlsson på Wistrand Advokatbyrå.

Läs artikel »

Därför är redaktörens roll så viktig

Digitala platt­for­mar har öpp­nat upp fan­tas­tis­ka möj­lig­he­ter för före­tag att dela med sig av vär­deska­pan­de inne­håll till kun­der och and­ra intres­sen­ter. Men intryc­ket kan bli spre­tigt i den digi­ta­la mil­jön. Därför är redak­tö­rens roll cen­tral i all inne­hålls­mark­nads­fö­ring. Läs dagens arti­kel skri­ven av Lars Wirtén och Jörgen Olsson.

Läs artikel »

Utveckla din story med rätt design

Har du en inre bild av hur din arti­kel skul­le se ut när den kom­mer i tryck? Med design kan du utveck­la din sto­ry och ska­pa ett nytt per­spek­tiv. Bilder, färg och form kan bli verk­tyg även i din kre­a­ti­va verk­tygs­lå­da.

Läs artikel »

Om jag var i Almedalen …

Att Almedalen blir allt vik­ti­ga­re för kom­mu­nik­tions­bran­schen är de fles­ta över­ens om. Men i en djung­el av pro­gram­punk­ter kan det vara svårt att sål­la agnar­na från vetet. Här kom­mer hjälp på vägen! Martin Modigh Karlsson har gjort grov­job­bet och lis­tar sina bäs­ta tips i dagens krö­ni­ka. För dig som ska dit och för dig som tar del av pro­gram­met i efter­hand.

Läs artikel »

Detta gäller vid marknadsföring av din arbetsgivare på sociala medier

Publicerar du inlägg om din arbets­gi­vares verk­sam­het i soci­a­la medi­er? Då kan du behö­va vara för­sik­tig så att du inte fälls för vil­se­le­dan­de mark­nads­fö­ring. Ta reda på vad som gäl­ler genom att läsa den­na arti­kel skri­ven av Tobias Bratt, biträ­dan­de jurist på Wistrand Advokatbyrå.

Läs artikel »

Ursäkta röran. Vi har byggt om.

För ovan­lig­he­tens skull pra­tar vi om oss själ­va. Vi vill berät­ta att vi från och med nu är en con­tent­by­rå som gör con­tent. Men vi gör det på ett annorlun­da sätt än and­ra con­tent­by­rå­er. Vi har ock­så en ny digi­tal platt­form som ska slå Hubspot på fing­rar­na. Och vi har gjort lego av vårt stra­te­gi-erbju­dan­de. Dessutom har vi en mas­sa nya med­ar­be­ta­re, och söker ännu fler. I den­na krö­ni­ka berät­tar Thomas Barregren om allt det­ta och lite till.

Läs artikel »

Därför ska du ha egen plattform

Det är fres­tan­de att använ­da LinkedIn, Facebook eller någon annan platt­form som din mål­grupp redan använ­der. Med deras annons­lös­ning­ar (”spons­ra­de inlägg”) kan du snabbt nå ut till din mål­grupp. Dessutom är de lät­ta att använ­da. Men det finns pro­blem. Du läg­ger din fram­gång som mark­nads­fö­ra­re och säl­ja­re i hän­der­na på bolag som han en annan agen­da än ditt bäs­ta. Du kon­trol­le­rar inte vem som ser vad och när. Du har inte till­gång till de vär­de­ful­la digi­ta­la fot­spår som din mål­grupp läm­nar efter sig. Därför behö­ver du en egen platt­form.

Läs artikel »

Därför jobbar vi annorlunda

Vi job­bar på ett annorlun­da sätt. Våra kon­sul­ter arbe­tar i ditt team (eller är ditt team) och har sam­ti­digt full upp­back­ning vad gäl­ler kom­pe­tens och resur­ser från våra kon­sul­ter som job­bar “back office”. Men var­för job­bar vi på det sät­tet?

Läs artikel »

Är du redo för robottexterna?

Content och mar­ke­ting – båda delar­na behövs. Men vad hän­der när robo­tar tar över text­pro­duk­tio­nen med fokus på det sist­nämn­da? Med de rät­ta nyc­kelor­den och rubri­ker­na som slår. Finns det fort­fa­ran­de en plats för den enga­ge­ran­de och per­son­li­ga berät­tel­sen? Om det­ta hand­lar Lars Wirténs krö­ni­ka.

Läs artikel »

Varning för gratis wifi när du jobbar på distans

Du vet nog redan att det kan fin­nas säker­hets­hål när du job­bar på distans i öpp­na nät­verk. Men stop­par det dig att mej­la kun­den kam­panj­re­sul­ta­tet eller knap­pa in kre­dit­kor­tets siff­ror via café­ets gra­tisupp­kopp­ling? Det bor­de det! Risken finns näm­li­gen att du ger obe­hö­ri­ga till­gång till din infor­ma­tion. Martin Modigh Karlsson beskri­ver faror­na och ger dig sva­ren på var­för gra­tis (nät­verk) inte all­tid är gott – och där­för bör använ­das med stor för­sik­tig­het – samt tip­sar om tre saker du kan göra för att höja säker­he­ten. 

Läs artikel »
velit, quis odio tristique libero risus libero tempus nec eget

Missa inte nästa artikel!

Få gratis nyhetsbrev varannan vecka

i din inkorg – med senaste artiklarna

Dina personuppgifter hanteras enligt vår integritetspolicy.

Pin It on Pinterest