14 lärdomar och insikter efter höstens frukostseminarium

Nu är höstens frukostmöten genomförda. Det har varit kul. Det har varit nervöst. Och det har varit en hel del praktiskt pyssel. Uppslutning har varit långt över förväntan med fullsatta seminarier och därtill väntelista. Något måste vi därför gjort bra. Och annat kan vi självklart göra bättre. Mina insikter och lärdomar som projektledare för evenemangen delar jag med mig av i denna artikel. Läs gärna!

En utmaning

När vi under maj månad startade denna blogg kände i princip ingen till oss och vi funderade mycket över hur vill skulle kunna sprida vårt namn och budskap. Och detta med en väldigt begränsad kassa, bestående av egna besparingar och ett innovationslån från Almi. Det gällde därför att satsa på rätt saker för att synas. Vi beslutade oss för att blogga regelbundet, arbeta aktivt i sociala medier och lägga mycket krut på att arrangera frukostmöten. Varför vi valde denna mötesform berättar jag strax men först lite fakta om event som företeelse.

Eventet på frammarsch

Under min tid som projektledare för Guldägget i slutet av 90-talet möttes jag rätt ofta av fördomen att ett event var att likställa med ett skojfriskt jippo. Och som en naturlig följd av denna fördom ifrågasattes affärsnyttan med att bedriva event marketing.

Så låter det inte längre. Idag ökar företagen stadigt sina investeringar inom området som sakta men säkert tar för sig av reklamkakan. Inte alls konstigt tycker jag. Genom ett event når du ju så många fler jämfört med exempelvis traditionell uppsökande försäljning eller telefonförsäljning där erfarenheten säger att du behöver ringa 100 samtal för att boka in tio möten som i bästa fall leder fram till en enda affär.

Därför frukostmöten

Vårt syfte med höstens frukostträffar har varit att bjuda deltagarna på inspirerande kunskap. Naturligtvis har vi också velat kommunicera vårt varumärke och skapa kontakter på olika sätt. Det skall vi inte sticka under stol med. Att vi valde just frukostformen beror på att vi tror på konceptet. För det första är det som regel lite lagom långt (ingen större tidstjuv). För det andra behöver inte deltagaren hacka upp sin arbetsdag i någon större utsträckning (möjligtvis blir ankomsten till jobbet något senare än vanlig). Och för det tredje kan besökaren förena nyttan att äta frukost (för de måste ändå göras) med nöjet att inspireras, mingla och skapa kontakter.

Frukostmöten med innehåll

I planeringsarbetet fokuserade vi på att sätta samman ett intressent, relevant och aktuellt innehåll. Ett innehåll som vi antog att vår målgrupp skulle gilla. Vi satte 50 besökare per frukosttillfälle som mål och då trodde vi att vi tagit i! Siffran överträffades rejält då samtliga fyra tillfällen snart blev fullsatta. Med väntelista som följd. Totalt infann sig 270 gäster. Vid det sista tillfället dryga hundra.

Utöver att sprida budskapet om frukostarna i våra digitala kanaler (Facebook, Twitter, Linkedin och Google+) valde vi att annonsera i Marknadschefernas tidning och trycka upp ett flygblad. I utvärderingarna vi gjort framgår att de allra flesta hittat till oss genom tips (word of mouth) eller via våra digitala kanaler.

Värdefulla råd till dig som vill arrangera ett event

Helt personliga och baserade på höstens lärdomar, både vad gäller framgångsfaktorer och fallgropar. Råden är allmänna och passar in på det flesta arrangemang. Listan är inte på något sätt  heltäckande utan det finns med största säkerhet ytterligare ett antal viktiga saker som borde stå med. Men jag tycker ändå att den kan fungera som en checklista. Och nu till råden:

1. Förstå syftet

Varför anordna eventet? Mycket relevant fråga. Varför vill du arrangera just det event du planerar? Fundera även ut vilka mål du har med tillställningen. Är det att generera leads eller att bygga ditt varumärke? Kanske handlar det om positionering? Skriv gärna ner syftet och målen. Om du skriver ner dina tankar är chansen att de uppnås mycket högre. Upplever jag.

2. Ha en tydlig målgrupp

Till vem vänder sig eventet? Fundera på vilken din målgrupp är för detta eftersom svaret gör det lättare för dig, eller rättare sagt är en förutsättning för det fortsatta arbetet med exempelvis marknadsföring, lokal, program och tidpunkt.

3. Välj datum med omsorg

Tänk till ordentligt här. Säkerställ att datumet inte krockar med lov och långhelger. Även klämdagar väljer du bort såklart. Vill du ha besökare från hela Sverige så undvik de tre sportlovsveckorna helt. Och ha koll på när påsken infaller. December är en svår månad då luciamorgon, julavslutningar på dagis och skola liksom interna julfester stjäl tid. Liksom sommarperioden. Vi anordnade våra fyra frukostar under perioden 3/10–5/12. Och upplever att det fungerade bra.

Gör research och säkerställ att ditt arrangemang inte krockar med andra event den valda dagen. Detta för att undvika konkurrens om målgruppen. Tänk slutligen till vid val av veckodag. Här är vår erfarenhet att torsdag morgon lämpar sig väl för frukostmöte.

4. Boka i tid

Det är mycket mer praktiskt arbete kring att ordna ett event än du kanske först tror så ett värdefullt tips är att börja i tid. Gör en hederlig tidsplan och försök att hålla dig till denna. Boka lokal så snart du satt datum för tillställningen. Du har oftast bra avbokningsmöjligheter fram till ett par veckor upp till en månad innan eventet skall gå av stapeln så om lokalen inte känns klockren söker du bara vidare under tiden. Behöver du boka tåg- eller flygbiljetter till föreläsare så gör detta snarast möjligt. Här kan du spara mycket pengar. Inte minst på SJ-biljetter.

Har du återkommande event kan det vara en god idé att teckna företagsavtal med ett hotell för bättre priser.

5. Ändamålsenlig lokal och bra kommunikationer

Det skall vara lagom mysigt trångt. Ett bra tips är att välja en mindre lokal som känns välfylld snarare än att välja en stor lokal där det är glest mellan besökarna. Fundera på om du behöver ha tillgång till el, vatten och kök. Säkerställ att luften räcker till i lokalen (och glöm inte, som vi har gjort vid par tillfällen, att slå på luftkonditioneringen).

Toaletter är såklart ett måste, liksom bra avhängningsmöjligheter för vinterkappan (även här har vi fått oss en känga). Bra parkeringsmöjligheter och en fungerande kollektivtrafik är andra viktiga bitar. Väl på plats skall det vara enkelt att hitta till rätt lokal då tidsmarginalerna många gånger är små. Har du tillgång till en roll-ups så placera denna väl synlig för stressade deltagare.

6. Tänk igenom programmet

Tänk igenom programmet, och gör det noggrant. Försök att skapa ett helhetskoncept där alla bitar hänger ihop och är relevanta. En proffsig inledning är lika viktigt som själva huvudnumret. För att inte tala om eventuellt för- och eftermingel. Tänk på att det är helhetsintrycket som räknas!

7. Låt andra prata

Inse att du och ditt företag är tämligen ointressanta. Helt krasst. Besökarna kommer för att få en ökad förståelse för ett ämne, inte för att lyssna på fakta om ditt företag. För att sätta dig som arrangör i sammanhanget kan det dock vara på sin plats med en väldigt, med betoning på väldigt, kort presentation om vilka ni är. Avsätt max 10 minuter för detta och gör inte misstaget att prata detaljerat om ert erbjudande.

8. Håll tiden

Helt klart en av de viktigaste punkterna i denna lista. Här handlar det om respekten för åhöraren. Att dra över med så lite som några minuter kan förstöra helhetsintrycket av eventet. Och det är inte kul när åhörarna börjar skruva på sig och titta på klockan. Var därför extremt tydligt när du informerar talare (och andra medverkande) om presentationens längd och se till att övergångar mellan olika programpunkter är väl planerade så att de inte stjäl tid. Och starta i tid.

Vi drog över tiden vid ett av våra seminarier, vilket kommenterades flitigt i utvärderingen. Så no no här. Ett bra knep är att signalera till föreläsaren när det är 10 respektive 5 minuter kvar av tiden.

9. Sprid budskapet

Minst lika mycket kraft som behöver läggas på att sätta ihop programmet behöver också läggas på att sprida det. Bestäm hur mycket pengar ni har möjlighet att avsätta för marknadsföring och tänk kreativt. Mest kostnadseffektivt tycker jag det är att använda sociala medier för marknadsföring. Men det kräver att du är aktiv.

Med en ständig närvaro på Facebook, Twitter, Linkedin, Instagram och Google+ har vi dagligen flera hundra besökare på vår blogg. Kraften i de digitala medierna är enorm men det gäller att ligga i. En Facebook sida utan aktivitet gör mer skada än nytta då det framställer företaget som inaktivt och oengagerat. Mun till mun-metoden och sociala medier har visat sig vara de absolut främsta källorna till vetskapen om våra frukostar. Var också ute i god tid med ditt budskap. Tänk på att folk i allmänhet har fulla scheman och behöver planera sin tid.

10. Skapa en trevlig inramning

Jag säger det igen. Det är helhetsupplevelsen som räknas. Det visuella intrycket är viktigt. Toppa med kandelabrar och/eller färska blommor om det passar i sammanhanget. Tona ner belysning vid mingel och fundera över bakgrundsmusik. Vid våra frukostmöten har vi strävat efter att skapa en rofylld miljö med levande ljus och lite lätt loungemusik då vi tycker att det känns rätt på morgonkvisten under den mörka årstiden.

11. Var noggrann med teknisk specifikationer och rättigheter till materialet

Viktig punkt. Detta har vi surt fått erfara. Här har vi inte varit tillräckligt tydliga alla gånger, vilket tyvärr resulterat i att en del av publiken inte sett presentationen på optimalt vis eftersom skärmen vi använt har ett annorlunda format och går från golv till tak. Att skicka ett mail är inte alltid tillräckligt utan ring och följ upp för att säkerställa att instruktionerna följs. Se också till att du får presentationen skickad till dig i förväg så att den kan testas på plats. Allt för att slippa obehagliga överraskningar.

Tänk på att du måste ha tillstånd från upphovsmannen om du vill visa, sprida eller framföra andras material offentligt, exempelvis på företagets webbplats. Säkerställ alltid att du har ryggen fri här om du exempelvis avser att filma eventet och lägga ut detta på webben. Detta är också en viktig fråga att ställa till föreläsaren som kanske inte alltid har kunskap om de upphovsrättsliga spelreglerna.

12. Ta ut avgift (eller inte) för no-show

Räkna med ett bortfall på ca 10% bland anmälda deltagare. Så är det bara. Barn blir sjuka och viktiga möten dyker oplanerat upp. Ett bra tips är att skicka ut påminnelser till redan anmälda där vikten av att avanmäla sig vid förhinder påtalas. Detta är speciellt viktigt när det finns en väntelista för att undvika att stolar står tomma i onödan.

Är eventet gratis tycker jag inte att det är fel att ta ut en avgift för no-show. Ett skäligt belopp är uppskattningsvis på mellan 300 kronor och 500 kronor. Tanken bakom är att ej anmäld frånvaro skall straffas eftersom den innebär en förlorad möjlighet för någon på väntelistan. Här har vi varit alltför snälla i höst. Till våren kommer jag att ändra på detta eftersom vi har personer som anmält sig till samtliga tillfällen men aldrig dykt upp. Utan att meddela, vilket är tråkigt.

13. Utvärdera

Kom ihåg att utvärdera ert evenemang eftersom utvärderingarna ger dig värdefull information. Sammanställ kommentarerna och vips så har du en ovärderlig lista nästa gång ni skall arrangera ett event.

Vi har funderat på att göra en webbaserat variant men tror att svarsfrekvensen blir högre om utvärderingen fylls i på plats. Väl tillbaka på kontoret är det ju så lätt att sugas in i de vardagliga sysslorna igen.

I våra utvärderingar har det framgått att frukosten upplevs ganska medioker. Sist glömde köket grönsakerna vilket troligtvis drog ner betyget. Vid ett annat tillfälle tog mjölken slut. Små, små men irriterande saker som naturligtvis påverkar helhetsupplevelsen. Och gör att vi som arrangör söker nya alternativ.

14. Lägg budget

Och så slutligen. Vad kostar ett event egentligen? Vilket förstås är omöjligt att svara på. Kostnaden styrs naturligtvis av eventets format. Men för att ge någon som helst fingervisning kan jag säga att våra fyra frukostar kostat Kntnt strax över 100 tkr, dvs ca 25 tkr per tillfälle. Jag tycker inte att det är dyrt men det är fortfarande mycket pengar. Åtminstone för ett litet nystartat bolag som Kntnt.

Gör en budget. Den kommer troligen inte att hålla till punkt och pricka men den fungerar utmärkt som ett rättesnöre. En av de största utgiftsposterna åtminstone vid större event utgör lokalen. Att budgetera för föreläsare kan vara svårt. Allt från 0 kronor och till 20 000 kronor är vanligt för ett kortare framträdande. Om föreläsaren ser ett värde att få visa upp sig inför din målgrupp bör detta spegla prislappen. Tycker jag.

Och som delvis berörts ovan, planera i god tid så att du slipper dyra sista minuten lösningar. Tänk praktiskt så att snålheten inte bedrar visheten. Förtjänsten i ett billigare boende på avstånd kan till exempel lätt ätas upp av dyra taxikvitton.

Nu är det din tur

Vad är dina funderingar, erfarenheter och lärdomar i frågan? Dela gärna med dig av dina tankar och synpunkter i kommentarsfältet nedan.

Pia Tegborg

Författare: Pia Tegborg

Pia Tegborg lämnade i mitten av 90-talet Handelshögskolan i Göteborg med en MBA. Hon har sedan dess arbetat med marknadsföring, verksamhetsutveckling och företagsekonomi. Under tolv år var hon anställd på Sveriges Kommunikationsbyråer. Där ledde hon bland annat arbetet med reklamvärldens mest prestigefyllda tävling: Guldägget. Hon var också ekonomichef. Sedan 2013 hjälper hon företagsledningar att utveckla innehållsstrategi och processer för content marketing.

Läs mer av Pia Tegborg

2 Kommentarer

  1. Lina Areblad den 16 december 2013 kl 12.28

    Tack för att ni så generöst delar med er av era lärdomar.
    Jag hoppas att jag har möjlighet att komma på något av era seminarier i vår.



  2. Vendela Röhlander den 17 december 2013 kl 07.27

    Vilket utmärkt exempel på bra content marketing 🙂 Ska sprida detta till kollegorna. Tack.



leo facilisis Aenean id, non in luctus consequat. felis dolor
Kntnts nyhesbrev

Kntnts nyhesbrev

Gör som 2200+ kollegor.

Fyll i din epostadress och få ett mejl varje fredag med veckans innehåll.

You have Successfully Subscribed!

Missa inte nästa artikel!

Gör som 2200+ kollegor.

Fyll i din epostadress och få ett mejl varje fredag med veckans innehåll.

You have Successfully Subscribed!

Pin It on Pinterest