Användning av bild på anställda i marknadsföring

Använder du bilder på anställda i din marknadsföring? Aj! Då kan du ha problem, berättar advokat Erik Ullberg och biträdande jurist Richard Fürst på Wistrand Advokatbyrå i denna artikel. Läs de båda experternas rekommendationer! 

Det kan få konsekvenser…

Många företag använder bilder på anställda i marknadsföring och vid rekrytering. Inte minst på webbplatsen och i sociala medier. Och eftersom bilder på anställda kan identifiera en person utgör de som regel personuppgifter – vilket gör dataskyddsförordningen, GDPR, tillämplig.

Inte sällan baseras den anställdes medverkan på ett samtycke. Men vad händer om hen ändrar sig och drar tillbaka detta? Det krävs inte mycket fantasi för att inse att ett samtycke i sådana fall vilar på en bräcklig grund och kan få stora ekonomiska och praktiska konsekvenser för företaget.

Personuppgiftsbehandlingen ska vila på rättslig grund

Dataskyddsförordningen föreskriver att personuppgiftsbehandling ska vila på någon av sex rättsliga grunder. Det är främst tre av dessa som gör sig relevanta vid behandling av bilder på anställda, nämligen

  • Rättslig grund baserat på samtycke
  • Intresseavvägning
  • Avtal med den anställde

De tre grunderna presenteras närmare nedan.

Undvik behandling av bilder på anställda baserat på samtycke

Samtycke innebär att den registrerade har lämnat sin tillåtelse till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål av företaget, vilket betraktas som personuppgiftsansvarig. Vidare ska ett samtycke uppfylla vissa formella krav som exempelvis information om personuppgiftsbehandlingen, vara en aktiv och frivillig handling utan krav eller risk för repressalier och dokumenteras väl.

Av ett flertal orsaker är samtycke normalt en olämplig grund att basera den anställdes medverkan på. Det är främst kopplat till frivilligheten då ett lämnat samtycke kan återkallas av den enskilde om denne ångrar sig. Därutöver pekar dataskyddsförordningen särskilt ut vikten av att jämlika maktförhållanden ska föreligga vid lämnandet av ett samtycke och i det här avseendet pekas anställda särskilt ut som en sårbar grupp genom den maktobalans som föreligger mellan arbetstagare och arbetsgivare.

Det gör att graden av frivillighet kan ifrågasättas i en sådan situation och kan bli svår för en arbetsgivare att bevisa vid en tvist.

Rätten att bli glömd

Om en anställd drar tillbaka sitt samtycke innebär detta vidare att bildsekvenser där den anställde förekommer eventuellt måste raderas. Det kallas ibland för ”rätten till att bli glömd”. Denna rätt är emellertid inte absolut utan ett visst utrymme för argumentation mot radering torde finnas. I dataskyddsförordningen föreskrivs att personuppgifterna ska raderas om det inte finns någon annan rättslig grund för behandlingen. En sådan skulle kunna vara en intresseavvägning förutsatt att informationsskyldigheten gentemot den anställde är uppfylld. Vi återkommer till intresseavvägning inom kort.

Ska bilderna raderas är en fortsatt användning av bilderna som utgångspunkt olaglig. Däremot är behandlingen av bilderna innan samtycket drogs tillbaka laglig. Vid själva raderingen föreskriver dataskyddsförordningen även att arbetsgivaren är skyldig att utifrån tillgänglig teknik och kostnad vidta rimliga åtgärder för att även underrätta andra personuppgiftsansvariga som eventuellt behandlar bilderna på den anställde. Det kan således vara ett omfattande arbete som väntar arbetsgivaren.

Rekommendationen blir att de företag som avser använda sig av bilder på anställda i marknadsföringsmaterial baserat på samtycke dels inhämtar samtycket på ett korrekt sätt och dels utformar materialet så att de sekvenser där bilderna förekommer enkelt kan avlägsnas.

Intresseavvägning som rättslig grund

Nästa rättsliga grund som kan åberopas som rättslig grund för bildbehandlingen är intresseavvägning. En intresseavvägning innebär att ett samtycke inte behöver inhämtas. För att få behandla bilder efter en intresseavvägning krävs det att personuppgiftsbehandlingen är nödvändig för ett ändamål som rör ett berättigat intresse, och att den registrerades intresse av skydd för sina personuppgifter inte väger tyngre.

Datainspektionen förklarar att vissa företag kan ha tungt vägande skäl för att exponera bilder på anställda som exempelvis har kundkontakter vilket i en intresseavvägning ger stöd för publiceringen. Vilken parts intresse som väger tyngst får bedömas i varje enskilt fall.

Det är även viktigt att påpeka att en intresseavvägning inte kan ersätta ett samtycke i efterhand, enligt Datainspektionen. Myndigheten förklarar att kan stöd för personuppgiftsbehandlingen baseras på någon av de andra fem rättsliga grunderna så bör någon av dessa åberopas. Vad beträffar intresseavvägning finns således inget samtycke för den enskilde att återkalla utan istället har den anställde en rätt att göra invändningar mot en behandling som grundar sig på en intresseavvägning.

Står sig den anställdes invändning måste företaget, likt i fallet med samtycke, vidta rimliga åtgärder för att radera eller korrigera de delar av materialet där den enskilde förekommer.

Användning av uppdragsavtal som rättslig grund

Ett mer pålitligt sätt att säkerställa en framtida användning av bildmaterialet är att ingå ett avtal med den anställde om på vilket sätt och hur länge bilderna får användas. Avtalet kan benämnas som ett uppdragsavtal och utgör som sådan den rättsliga grunden för personuppgiftsbehandlingen.

Att teckna ett uppdragsavtal har flera fördelar genom att man undviker problematiken med samtycke samt intresseavvägning. Ett väl skrivet uppdragsavtal ger även en möjlighet att reglera de upphovsrättsliga aspekterna av bildmaterialet.

Utifrån vårt resonemang är avtalsvägen att rekommendera när det gäller behandling av bilder på anställda.

Anlita kunniga på dataskyddsförordningen

Avslutningsvis kan sägas att det än så länge saknas praxis på området eftersom dataskyddsförordningen är en så pass ny lagstiftning. Det som den här artikeln har fokuserat på är de rättsliga grunderna för bildbehandlingen men även andra aspekter är viktiga att beakta. Exempel på detta är hur arbetet med behandlingen av bilder på anställda inarbetas i företagets dataskyddspolicy eller hur behandlingen svarar mot dataskyddsförordningens grundläggande principer.

Vår inrådan är att alltid ta stöd av personer som är väl insatta i dataskydds- förordningen i utformningen av vilket förfarande som är lämpligast för den specifika verksamheten för att undvika överträdelser och påföljdsansvar.

Erik Ullberg

Författare: Erik Ullberg

Erik Ullberg arbetar inom allmän affärsjuridik med primärt fokus på immateriella rättigheter, reklam, marknadsföring, IT och dataskydd samt offentlig upphandling. Han har särskild erfarenhet från sociala medier, IT, teknik samt reklam- och kommunikationsbranschen. Erik är svensk representant inom GALA (Global Advertising Lawyers Alliance), en sammanslutning av advokater verksamma över hela världen med expertis och erfarenhet inom reklam och marknadsföring. Erik är en återkommande föreläsare inom sina specialområden vid bl.a. Chalmers Tekniska Högskola.

Läs mer av Erik Ullberg

Lämna en kommentar





Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.

Donec libero elit. tempus fringilla luctus risus efficitur. Aenean ut felis
Kntnts nyhesbrev

Kntnts nyhesbrev

Gör som 2200+ kollegor.

Fyll i din epostadress och få ett mejl varje fredag med veckans innehåll.

You have Successfully Subscribed!

Missa inte nästa artikel!

Gör som 2200+ kollegor.

Fyll i din epostadress och få ett mejl varje fredag med veckans innehåll.

You have Successfully Subscribed!

Pin It on Pinterest