Kanban för marknadsförare

Kanban är en lean-metod som med fördel kan användas i det redaktionella arbetet för att korta tiden för att ta fram en artikel och minska slöseri. I den här artikeln lär du dig mer om kanban och hur du kan använda det i ditt arbete.

Thomas Barregren
15 april 2016

Roligt att du kom för­bi vårt kon­tor i Göteborg. Låt oss gå ned till bryg­gan och sät­ta oss i vår­so­len. På väg ut kan vi slin­ka för­bi Lindholmen Science Parks kafé och köpa med varsin kopp kaf­fe eller te.

Om du und­rar vad jag sur­rar om, så har du nog inte läst den för­ra arti­keln i den­na arti­kel­se­rie om lean con­tent mar­ke­ting. I så fall före­slår jag att du gör det först. Jag vän­tar.

Sist gång pra­ta­de vi om visu­a­li­se­ring av det redak­tio­nel­la flö­det; spe­ci­ellt hur du med postit-lap­par på en upp­gift­s­tav­la kan visu­a­li­se­ra var i det redak­tio­nel­la flö­det artik­lar befin­ner sig.

Uppgiftstavla med postit-lappar i olika kolumner.
Uppgiftstavla med postit-lap­par i oli­ka kolum­ner.

Idag tänk­te jag vi ska göra om den till en kan­ban-tav­la. Det är en enkel men kraft­full metod för att öka effek­ti­vi­te­ten utan att job­ba mer. Det låter väl inte så dumt, va?

Effektivitet

Från våra sam­tal om lean och agil minns du säkert att de är två intimt sam­man­tvin­na­de syn­sätt på hur flö­des­ob­jekt ska föras fram genom en pro­cess.

Gemensamt för båda syn­sät­ten är ambi­tio­nen att möta mot­ta­gar­nas behov och öns­ke­mål så effek­tivt som möj­ligt. Ytterst hand­lar det om att bara göra sådant som ska­par vär­de för mot­ta­ga­ren; allt annat är slö­se­ri. Så där­för är det vik­tigt att hela tiden utvär­de­ra pro­ces­sen och göra för­änd­ring­ar som ökar effek­ti­vi­te­ten. Men vad är effek­ti­vi­tet?

Enkelt uttryckt så är en pro­cess effek­ti­vi­tet kvo­ten mel­lan vär­det som pro­ces­sen ska­par och slö­se­ri­et i sam­ma pro­cess. Vi kan öka effek­ti­vi­te­ten genom att öka vär­det på det pro­ces­sen ska­par. Och genom att mins­ka slö­se­ri­et i pro­ces­sen.

Effektivitet = vinst / slöseri
Effektivitet är kvo­ten mel­lan vär­de och slö­se­ri.

Agilt för att öka värdet

Värdet bestäms av mot­ta­ga­ren. Tycker mot­ta­ga­re att resul­ta­tet av en pro­cess är vär­de­fullt, då är det vär­de­fullt. Tycker de att resul­ta­tet är skräp, då är det skräp. Därför är det vik­tigt att hela tiden möta mot­ta­ga­rens krav och öns­ke­mål. Det tar agil fas­ta på.

Den bäran­de idén hos agilt är att han­te­ra stän­digt för­änd­ra­de krav och öns­ke­mål, även i slu­tet av pro­ces­sen.

För pro­ces­ser som tar lång tid är det vik­tigt. Det är där­för agi­la meto­der, som till exem­pel Scrum, har bli­vit så popu­lä­ra bland utveck­la­re, där pro­jekt kan pågå i måna­der. Men för snab­ba pro­ces­ser, till exem­pel den redak­tio­nel­la pro­ces­sen, fun­ge­rar det säm­re. Därmed intet sagt att agi­la meto­der inte kan använ­das. De behö­ver bara anpas­sas till den snab­ba pro­ces­sen.

Lean för att minska slöseriet

Slöseri kan vi råda över själ­va. Inom lean pra­tar vi om tre huvud­ty­per av slö­se­ri:

Muda  (無駄) är allt som görs i en pro­cess utan att till­fö­ra vär­de. Det är muda

  • att tryc­ka genom fler flö­des­en­he­ter än vad som efter­frå­gas
  • att utfö­ra mer akti­vi­tet på en flö­des­en­het än vad som efter­frå­gas
  • att göra om akti­vi­tet på en flö­des­en­het på grund av fel eller bris­ter
  • att i onö­dan trans­por­te­ra flö­des­en­het
  • att lag­ra flö­des­en­he­ter i vän­tan på något
  • att i onö­dan flyt­ta män­ni­skor, maski­ner och and­ra resur­ser som behövs i pro­ces­sen, och
  • att lag­ra resur­ser som inte behövs i pro­ces­sen

Mura (斑) är män­ni­skor eller maski­ner som är overk­sam­ma sam­ti­digt som and­ra job­bar för fullt.

Muri (無理) är över­be­las­ta­de män­ni­skor eller maski­ner – som kan brän­na ut sig eller gå sön­der.

Den bäran­de idén i lean är där­för att stän­digt job­ba för att mins­ka muda, mura och muri i en strä­van att nå högs­ta kva­li­tet, kor­tast led­tid och lägst kost­nad. Det åstad­koms genom att ska­pa ett jämt flö­de med kort led­tid och använ­da auto­ma­ti­se­ring på ett smart sätt.

Just-in-time

Nog med lean-teo­ri för idag. Nu ska vi tit­ta när­ma­re på ett sätt att åstad­kom­ma ett jämt flö­de med kort led­tid.

Du har garan­te­rat hört talas om just-in-time, och har all­de­les säkert en hygg­lig för­stå­el­se för idén. Målet är att pro­du­ce­ra och leve­re­ra varor i pre­cis den mängd och vid den tid­punkt som de behövs. Men har du fun­de­rat på hur man åstad­kom­mer det?

I slu­tet av 1940-talet fun­de­ra­de Toyota-ingen­jö­ren Taiichi Ohno på pro­ble­met. Hans lös­ning är lika enkel som geni­al: använd kort, pol­let­ter, flag­gor och lik­nan­de för att sig­na­le­ra efter­frå­gan. Så här kan det gå till:

En mon­tör häm­tar en låda med bil­de­lar från fabrikslag­ret. På lådan finns ett kort som anger vil­ka bil­de­lar och hur många av var­je sort som lådan inne­hål­ler. När lådan är tom tar mon­tö­ren kor­tet till fabrikslag­ret och byter det mot en ny låda med ett exakt lika­dant kort. På så sätt får mon­tö­ren påfyll­ning av bil­de­lar i pre­cis den mängd och vid den tid­punkt som de behövs.

Lagerarbetaren som gav mon­tö­ren en ny låda i utbyte mot kor­tet, sät­ter kor­tet på en tom låda och bör­jar fyl­la den enligt kor­tets spe­ci­fi­ka­tion. På så sätt finns en ny låda redo när mon­tö­ren kom­mer till­ba­ka.

Bildelarna häm­tas ur lager­lå­dor som har sina egna kort. När nivån i en sådan lådan har sjun­kit till en för­ut­be­stämd nivå skic­kar lager­ar­be­ta­ren kor­tet till leve­ran­tö­ren som skic­kar en ny lager­lå­da lagom till när den förs­ta är tom. På så sätt får lag­ret påfyll­ning av bil­de­lar i pre­cis den mängd och vid den tid­punkt som de behövs.

Kanban

Idén att använ­da kort, pol­let­ter, flag­gor för att åstad­kom­ma just-in-time är enkel men geni­al. Tycker du inte? Metoden kal­las kan­ban (看板), som på japans­ka bety­der skylt.

Kanban kan använ­das var som helst där man vill regle­ra flö­det. Ett exem­pel långt ifrån fabriks­gol­vet är den kej­ser­li­ga träd­går­den i Tokyo. Den mås­te du besö­ka. Främst för att det är en fan­tas­tisk upp­le­vel­se. Men ock­så för att se hur kan­ban används för att begrän­sa antal besö­ka­re i den käns­li­ga par­ken.

Inträdet till slot­tet är gra­tis. Men var­je besö­ka­re får en plast­bric­ka som mås­te läm­nas till­ba­ka på väg ut. När plast­bric­kor­na är slut, så vet per­so­na­len att kvo­ten av besö­ka­re är full. Nya besö­ka­re får då vän­ta på att någon går ut och läm­nar till­ba­ka sin bric­ka.

Foto: Imperial Palace Moat © John Weiss (CC BY-ND 2.0)

Fördelar med kanban

Kanban har tre effek­ter på ett flö­de:

Flödet styrs av efter­frå­gan. I stäl­let för att fabrikslag­ret, i exemp­let ovan, skic­kar bil­de­lar till mon­tö­ren, utan att veta om hen behö­ver dem eller inte – något kan ju ha hänt som stop­par pro­duk­tio­nen – så häm­tar mon­tö­ren fler bil­de­lar när det behövs. Det i sin tur kan ska­pa efter­frå­gan hos leve­ran­tö­ren. Flödet blir ”dra­gan­de” istäl­let för ”tryc­kan­de”, vil­ket tar bort en käl­la till muda.

Flödet blir begrän­sat. Montören kan inte häm­ta mer än vad hen behö­ver, och lag­ret kan inte bestäl­la mer bil­de­lar än vad som behövs. Inget mer än det som efter­frå­gas flö­dar genom pro­ces­sen, vil­ket tar bort en annan käl­la till muda.

Flödet visu­a­li­se­ras. Korten, som föl­jer med bil­de­lar­na och åter­läm­nas när bil­de­lar­na är för­bru­ka­de, syn­lig­gör flö­det av bil­de­lar fram­åt i pro­ces­sen och flö­det av beställ­ning­ar bak­åt i pro­ces­sen. Det är lätt att se vad som hän­der och där­med för­bätt­ra.

Detta är tre önsk­vär­da effek­ter., med många posi­ti­va följd­verk­ning­ar på pro­ces­sen. Några är gans­ka uppen­ba­ra. Att pro­du­ce­ra mot efter­frå­gan istäl­let för för­vänt­ning­ar är en ”no brai­ner”. Och likaså att det är enkla­re att för­bätt­ra arbets­sät­tet om man ser vad som hän­der.

Andra är mer sub­ti­la, till exem­pel att begrän­sat flö­de kan ge kor­ta­re genom­loppstid. Men om du tän­ker på mot­sat­sen så inser du att det lig­ger något i det. Tänk på en motor­väg. Om antal bilar är begrän­sat så fly­ter tra­fi­ken på bra. Men om antal bilar ökar så bör­jar det till slut bli köer. Därför är begräns­ning­ar bra.

Det går fak­tiskt att räk­na ut vil­ken begräns­ning som är opti­mal. Men det tar vi näs­ta gång. För nu tänk­te jag vi skul­le tit­ta på hur du rent prak­tiskt kan infö­ra kan­ban i din redak­tio­nel­la pro­cess.

En snabb justering av den redaktionella processen

I förr­för­ra arti­keln rita­de vi upp en typisk redak­tio­nell pro­cess. Det såg ut så här:

Aktivitetsdiagram för en redaktionell process.
En enkel redak­tio­nell pro­cess.

Den beskriv­na pro­ces­sen är gans­ka enkel. Kanske lite väl enkel. För vad hän­der egent­li­gen när en arti­kel blir under­känd? Som vi har ritat det så skic­kas den till­ba­ka in i Producera, som är en del­pro­cess som den lil­la ”krat­tan” visar.

Du minns säkert att att under pro­duk­tio­nen så bryts arti­ke­lidén ned i artikel­de­lar, som pro­du­ce­ras och grans­kas var för sig, innan allt sam­man­fo­gas till en arti­kel. De bris­ter som upp­täcks i den slut­gil­ti­ga gransk­ning­en av en arti­kel är säl­lan av sådan art att hela arti­keln mås­te göras om. Därför är det kanske en bätt­re beskriv­ning av verk­lig­he­ten att läg­ga till en akti­vi­tet för att fixa vad som behö­ver fix­as. I så fall kan vi illu­stre­ra pro­ces­sen så här:

redaktionell-process-3
En redak­tio­nell pro­cess med en akti­vi­tet för att ”fixa” ej god­kän­da artik­lar.

På upp­gift­stav­lan behö­ver vi ock­så läg­ga till en ny kolumn för under­kän­da artik­lar som vän­tar på att fix­as. Så här blir den:

uppgiftstavla-3
Uppgiftstavla med en kolumn för ej god­kän­da artik­lar som ska fix­as.

Toppen! Nu kan vi fort­sät­ta att pra­ta om kan­ban.

Kanban för medarbetare

Redan i för­ra avsnit­tet, när vi pra­ta­de om upp­gift­stav­lan, så inför­de vi kan­ban. Men jag sa ing­et. 🙂

Kommer du ihåg avsnit­tet som hand­la­de om att begrän­sa arbets­bör­dan med mag­ne­ter? Varje med­ar­be­ta­re får ett litet antal mag­ne­ter med sitt namn på, som de pla­ce­rar på de postit-lap­par som mot­sva­rar artik­lar de job­bar med. Det är kan­ban.

Postit-lapp med arbetsrubrik och färdigdatum för en artikel, på vilken det sitter en magnet med ansvarigs namn.
Postit-lapp med arbets­ru­brik och fär­dig­da­tum för en arti­kel, på vil­ken det sit­ter en mag­net med ansva­rigs namn.

Magneten fun­ge­rar unge­fär som kor­tet i bil­fa­bri­ken eller plast­bric­kan i den kej­ser­li­ga träd­går­den. Så fort en arti­kel är pla­ne­rad får mot­sva­ra­de postit-lapp en mag­net, som tas bort först när postit-lap­pen ham­nar i kolum­nen för god­kän­da artik­lar.

Det redu­ce­rar mudi – slö­se­ri i form av över­be­last­ning. Magneterna ger en natur­lig för­del­ning av arbets­bör­dan. Ingen kan ta på sig mer arbe­te än antal mag­ne­ter hen har. Om två av tre med­ar­be­ta­re redan har alla sina mag­ne­ter ute på upp­gift­stav­lan, så är det bara den tred­je som kan sig an en ny.

Det redu­ce­rar ock­så muda – i form av påbör­ja­de artik­lar som blir lig­gan­des när med­ar­be­ta­ren tar sig an nya artik­lar. Allt arbe­te som läggs ned i en arti­kel är en inve­ste­ring som inte får utdel­ning för­rän arti­keln är klar. Därför är all tid som en halv­fär­dig arti­kel vän­tar utan att arbe­te utförs slö­se­ri med det inve­ste­rat arbe­tet. Genom att begrän­sa antal artik­lar med­ar­be­ta­re kan ha i luf­ten sam­ti­digt, så foku­se­ras ener­gin på att göra klart artik­lar istäl­let för att påbör­ja nya. Det mins­kar slö­se­ri­et.

Kanban för aktiviteter

Muda i form av artik­lar som vän­tar i pro­ces­sen kan ock­så mins­kas genom att begrän­sa antal artik­lar som befin­ner sig i arbetsin­ten­si­va akti­vi­te­ter eller i kön före. Till exem­pel kan vi bestäm­ma att högst två artik­lar kan vara i pro­duk­tion, och att högst tre artik­lar kan vän­ta på att grans­kas eller vän­ta på att fix­as.

Denna begräns­ning kan vi åstad­kom­ma genom att göra om upp­gift­stav­lan till en kan­ban-tav­la. Skriv ovan­för de kolum­ner som mot­sva­rar en akti­vi­tet eller kö som ska begrän­sas hur många postit-lapar de högst får inne­hål­la. Siffran är för­stås sam­ma som max­i­malt antal artik­lar mot­sva­ran­de akti­vi­tet eller kö får ha. I vårt exem­pel ser det ut så här:

Kanban-tavla för en redaktionell process.
Kanban-tav­la för en redak­tio­nell pro­cess.

Observera att kolum­ner­na Ska grans­kas och Ska fix­as delar på siff­ran tre. De får till­sam­mans rym­ma högst tre postit-lap­par.

Så använder du kanban-tavlan

Du använ­der kan­ban-tav­lan på sam­ma sätt som upp­gift­stav­lan. Nästan. Du får inte flyt­ta en postit-lapp till en kolumn där det redan finns max­i­malt antal postit-lap­par.

I figu­ren ovan finns en postit-lapp i kolum­nen pro­du­ce­ras. Alltså går det bra att påbör­ja pro­duk­tion av en arti­kel till. Men så fort en postit-lapp flyt­tas från ska pro­du­ce­ras till pro­du­ce­ras, som i figu­ren nedan, är kvo­ten fylld och inga ytter­li­ga­re artik­lar får påbör­jas för­rän minst en av de två som är under pro­duk­tion blir kla­ra.

Antag att arti­keln D är klar för gransk­ning. Du vill flyt­ta mot­sva­ran­de postit-lapp till ska grans­kas-kolum­nen. Men där är kvo­ten redan fylld, så du får inte. Vad gör du? Du får inte bör­ja på en ny arti­kel, eftersom kvo­ten för antal artik­lar under pro­duk­tion ock­så är fylld. Återstår att grans­ka artik­lar­na A och B, fixa arti­kel C eller göra klart arti­kel E. Antag att du fix­ar arti­kel C. När det är klart vän­tar den till­sam­mans med A och B på gransk­ning.

Du kan fort­fa­ran­de inte påbör­ja en ny arti­kel. Och är arti­kel E ock­så fär­dig så åter­står bara att bör­ja grans­ka. Antag att du bör­jar med arti­kel A. Den blir inte god­känd och ham­nar i fixa-kolum­nen.

Du kan fort­fa­ran­de inte påbör­ja en ny arti­kel, eftersom du fort­fa­ran­de inte kan flyt­ta D eller E till ska grans­kas-kolum­nen. Du kan bara fort­sät­ta att arbe­ta med A, B och C tills minst en av dem är god­kän­da.

På så sätt foku­se­ras arbe­tet dit det gör stört nyt­ta och muda mins­kas. Visst är det ele­gant?!

Nästa gång

Siffrorna två och tre kan upp­le­vas lite grip­na ur luf­ten. Och det är de ock­så. Så i näs­ta arti­kel ska jag visa hur du kan räk­na ut vil­ken siff­ra som ska stå där.

Dela artikeln om du gillade den!

Förslag på mer läsning

Utveckla din story med rätt design

Har du en inre bild av hur din arti­kel skul­le se ut när den kom­mer i tryck? Med design kan du utveck­la din sto­ry och ska­pa ett nytt per­spek­tiv. Bilder, färg och form kan bli verk­tyg även i din kre­a­ti­va verk­tygs­lå­da.

Läs artikel »

Om jag var i Almedalen …

Att Almedalen blir allt vik­ti­ga­re för kom­mu­nik­tions­bran­schen är de fles­ta över­ens om. Men i en djung­el av pro­gram­punk­ter kan det vara svårt att sål­la agnar­na från vetet. Här kom­mer hjälp på vägen! Martin Modigh Karlsson har gjort grov­job­bet och lis­tar sina bäs­ta tips i dagens krö­ni­ka. För dig som ska dit och för dig som tar del av pro­gram­met i efter­hand.

Läs artikel »

Detta gäller vid marknadsföring av din arbetsgivare på sociala medier

Publicerar du inlägg om din arbets­gi­vares verk­sam­het i soci­a­la medi­er? Då kan du behö­va vara för­sik­tig så att du inte fälls för vil­se­le­dan­de mark­nads­fö­ring. Ta reda på vad som gäl­ler genom att läsa den­na arti­kel skri­ven av Tobias Bratt, biträ­dan­de jurist på Wistrand Advokatbyrå.

Läs artikel »

Ursäkta röran. Vi har byggt om.

För ovan­lig­he­tens skull pra­tar vi om oss själ­va. Vi vill berät­ta att vi från och med nu är en con­tent­by­rå som gör con­tent. Men vi gör det på ett annorlun­da sätt än and­ra con­tent­by­rå­er. Vi har ock­så en ny digi­tal platt­form som ska slå Hubspot på fing­rar­na. Och vi har gjort lego av vårt stra­te­gi-erbju­dan­de. Dessutom har vi en mas­sa nya med­ar­be­ta­re, och söker ännu fler. I den­na krö­ni­ka berät­tar Thomas Barregren om allt det­ta och lite till.

Läs artikel »

Därför ska du ha egen plattform

Det är fres­tan­de att använ­da LinkedIn, Facebook eller någon annan platt­form som din mål­grupp redan använ­der. Med deras annons­lös­ning­ar (”spons­ra­de inlägg”) kan du snabbt nå ut till din mål­grupp. Dessutom är de lät­ta att använ­da. Men det finns pro­blem. Du läg­ger din fram­gång som mark­nads­fö­ra­re och säl­ja­re i hän­der­na på bolag som han en annan agen­da än ditt bäs­ta. Du kon­trol­le­rar inte vem som ser vad och när. Du har inte till­gång till de vär­de­ful­la digi­ta­la fot­spår som din mål­grupp läm­nar efter sig. Därför behö­ver du en egen platt­form.

Läs artikel »

Därför jobbar vi annorlunda

Vi job­bar på ett annorlun­da sätt. Våra kon­sul­ter arbe­tar i ditt team (eller är ditt team) och har sam­ti­digt full upp­back­ning vad gäl­ler kom­pe­tens och resur­ser från våra kon­sul­ter som job­bar “back office”. Men var­för job­bar vi på det sät­tet?

Läs artikel »

Är du redo för robottexterna?

Content och mar­ke­ting – båda delar­na behövs. Men vad hän­der när robo­tar tar över text­pro­duk­tio­nen med fokus på det sist­nämn­da? Med de rät­ta nyc­kelor­den och rubri­ker­na som slår. Finns det fort­fa­ran­de en plats för den enga­ge­ran­de och per­son­li­ga berät­tel­sen? Om det­ta hand­lar Lars Wirténs krö­ni­ka.

Läs artikel »

Varning för gratis wifi när du jobbar på distans

Du vet nog redan att det kan fin­nas säker­hets­hål när du job­bar på distans i öpp­na nät­verk. Men stop­par det dig att mej­la kun­den kam­panj­re­sul­ta­tet eller knap­pa in kre­dit­kor­tets siff­ror via café­ets gra­tisupp­kopp­ling? Det bor­de det! Risken finns näm­li­gen att du ger obe­hö­ri­ga till­gång till din infor­ma­tion. Martin Modigh Karlsson beskri­ver faror­na och ger dig sva­ren på var­för gra­tis (nät­verk) inte all­tid är gott – och där­för bör använ­das med stor för­sik­tig­het – samt tip­sar om tre saker du kan göra för att höja säker­he­ten. 

Läs artikel »

Rätten att bli glömd i digitala miljöer

Ett år har pas­se­rat sedan GDPR träd­de i kraft. Fortfarande brot­tas många före­tag med de prak­tis­ka och de juri­dis­ka tillämp­nings­frå­gor­na. Ett pro­blem av det först­nämn­da sla­get är hur före­tag som behand­lar per­son­upp­gif­ter rade­rar des­sa i sina IT-system? Enligt data­skydds­för­ord­ning­en ska man byg­ga upp sina system så att kra­ven i lag­stift­ning­en upp­fylls – men vad inne­bär det? Och går det över­hu­vud­ta­get att rade­ra upp­gif­ter­na på ett sätt som inne­bär att de ald­rig kan åter­ska­pas?

Läs om indi­vi­dens ”rätt att bli glömd” och före­ta­gets skyl­dig­het att rade­ra per­son­upp­gif­ter i dagens krö­ni­ka skri­ven av Jeanette Jönsson, biträ­dan­de jurist på Wistrand Advokatbyrå.

Läs artikel »

Elva tips som får din intervju att lyfta

Att få till en bra inter­vju hand­lar om väl­digt myc­ket mer än att bara stäl­la frå­gor och anteck­na. Låt Lars Wirtén gui­da dig längs vägen – steg för steg till ett garan­te­rat lyc­kat resul­tat! 

Läs artikel »
Nullam justo venenatis sed accumsan consequat. efficitur. Phasellus risus

Missa inte nästa artikel!

Få gratis nyhetsbrev varannan vecka

i din inkorg – med senaste artiklarna

Dina personuppgifter hanteras enligt vår integritetspolicy.

Pin It on Pinterest