Lean – mindre stress, ökad flexibilitet och mer resultat

Lean är en management-filosofi som kan användas för content marketing. För att minska slöseri, korta genomloppstid och öka produktiviteten. I denna artikel tar Thomas Barregren med dig på en resa in i lean-tänket. Häng med!

Thomas Barregren
1 mars 2016

Har du hört talas om lean?

Kanske hört någon i IT-tea­met säga att de arbe­tar leant? Eller kän­ner någon som arbe­tar i ett stör­re indu­stri­fö­re­tag där man arbe­tar enligt lean-prin­ci­per­na? I så fall vet du säkert att lean hand­lar om hur man orga­ni­se­rar sitt arbe­te för att bli både flex­ib­la­re och effek­ti­va­re sam­ti­digt som man blir mind­re stres­sad.

Tänk om ni i ditt mark­nads- eller kom­mu­ni­ka­tions­team inför­de någ­ra av des­sa idéer. Skulle det göra ert liv mind­re stres­sigt? Kan ni fort­fa­ran­de vara på tår­na och snabbt anpas­sa er efter änd­ra­de för­ut­sätt­ning­ar? Och kom­mer ni kun­na göra mer med sam­ma eller mind­re resur­ser?

Svaren på des­sa tre frå­gor är ja, ja och ja.

Men… Det finns alltid ett men

Lean är ing­et du bara gör. Det är ing­en quick fix. Det är ing­et du bara änd­rar på.

Att bör­ja arbe­ta leant hand­lar mer om ett änd­rat syn­sätt än om fak­tisk för­änd­ring i arbets­sätt. Och att för­änd­ra syn­sätt är svårt och tar tid. Men belö­ning­en är stor för de som lyc­kas ta sig ige­nom för­änd­rings­pro­ces­sen. Och ing­en som har gjort det ång­rar sig.

Det finns en trös­kel, när det gäl­ler det här sät­tet att job­ba. Men när man väl har kom­mit över den, så skul­le jag säga att man vill ald­rig gå till­baks.

Detta säger Staffan Ekengren, Head of Scania Newsdesk, i en inter­vju vi gjor­de med honom.

Artikelserie

Jag ska i en serie artik­lar under våren för­sö­ka hjäl­pa dig en bit på väg. Jag öns­kar att jag kan hjäl­pa dig hela vägen över trös­keln. Men jag ska vara ärlig och säga som det är. I arti­kel­form kan jag bara hjäl­pa dig fram till trös­keln, ge dig en bild av vad som finns på and­ra sidan, och ge dig lite tips och råd om hur du ska ta dig över. Klättrandet mås­te du och ditt team göra själ­va. Tag gär­na hjälp av oss eller någon annan kun­nig coach. Och lova mig att inte lyss­na på alla dilet­tan­ter som lovar snab­ba lös­ning­ar.

I den­na arti­kel, den förs­ta på vår resa, ska jag för­kla­ra vad lean är. Men all­ra först, för att du ska kun­na bil­da dig en upp­fatt­ning om vår kun­skap och erfa­ren­het inom områ­det, så ska jag berät­ta om vår egen erfa­ren­het. Om det inte behövs, så kan du hop­pa direkt till det spän­nan­de.

Spänn fast säker­hets­bäl­tet. Nu lyf­ter vi.

Romantiskt byråliv inte så glamoröst i längden

Som du kanske vet, har vi våra röt­ter i en web­by­rå som under nio år väx­te från 3 till cir­ka 70 med­ar­be­ta­re, innan de blev Wunderkraut och vi slu­ta­de. Det var en myc­ket läro­rik tid. Mycket lär­de vi oss den hår­da vägen. Till exem­pel hur svårt det är att för­änd­ra sät­tet att tän­ka och arbe­ta från något invant till något nytt.

Från bör­jan arbe­ta­de vi som folk gör mest i all­män­het: gjor­de någon sorts pla­ne­ring, sat­te igång och anpas­sa­de oss så gott det gick efter krav och för­ut­sätt­ning­ar som änd­ra­des. Det fun­ge­ra­de rik­tigt bra när vi hade få pro­jekt. Men allt­ef­tersom vi väx­te och fick fler pro­jekt så öka­de ock­så svå­rig­he­ter­na att leva upp till spe­ci­fi­ka­tion, tid­plan och bud­get.

Vi kla­ra­de det ändå (ibland med nöd och näp­pe) tack vare otro­ligt bra per­so­nal, som all­tid ställ­de upp och räd­da­de oss. I bör­jan var det roligt. Det stäm­de in i en roman­ti­se­rad bild av livet på en byrå.

Jag minns med gläd­je den där nat­ten när Johan och jag satt i en vindsvå­ning med utsikt över mån­be­lys­ta takå­sar i Paris (vi skul­le vara på kon­fe­rens), drack whis­ky, åt cho­klad och käm­pa­de med att bli kla­ra med leve­ran­sen till SF Bio. Klockan fem på mor­gon var vi kla­ra, och kun­de få ett par tim­mars väl­för­tjänt sömn, innan det var dags att ta Metron till kon­fe­rens­an­lägg­ning­en.

Men det är roligt någon ensta­ka gång. Inte när det är mest hela tiden. Och det bör­ja­de det bli, 2010, när vi tog beslut att ”pro­fes­sio­na­li­se­ra vårt arbe­te”.

Svårare än man kan tro

Vi inför­de en metod för pro­jekt­styr­ning som delar många idéer och till­vä­ga­gångs­sätt med lean.

Enligt ”best practice” dela­de vi upp oss i tvär­funk­tio­nel­la team som under två­vec­kors­pe­ri­o­der job­ba­de mot en pri­o­ri­te­rad lis­ta av saker att göra. Varje peri­od inled­des med pla­ne­ring, och avslu­ta­des med demo av resul­ta­tet och utvär­de­ring av arbe­tet.

Medarbetarna var med på noter­na och vi kun­de snabbt kom­ma igång med det nya arbets­sät­tet. Till det ytt­re gjor­de vi allt rätt. Planeringsmöten, demo-möten och utvär­de­rings­mö­ten hölls. Jobb tidsupp­skat­ta­des och pri­o­ri­te­ra­des. Och allt åskåd­lig­gjor­des på sto­ra white­boards. Allt ”by the book”.

Men till vår och kun­der­nas fru­stra­tion sjönk vår pro­duk­ti­vi­tet. Saker tog läng­re tid att göra, kos­ta­de mer eller pri­o­ri­te­ras bort. Trots att vi gjor­de allt rätt, tyck­te vi. Vad var fel?

Vi tog hjälp av Michael Göte (nume­ra på Crisp). I ett helt år coacha­de han våra team i Stockholm, Göteborg, Köpenhamn och Oslo. Sakta men säkert vän­de utveck­ling­en och det gick bätt­re och bätt­re, och till slut bör­ja­de löf­te­na infri­as.

Lärdomar

Vi drog fle­ra vik­ti­ga lär­do­mar.

Den främs­ta var kanske att lean är lätt att ta till sig på ett ytligt plan, men krä­ver desto mer för att verk­li­gen för­stå och behärs­ka. Man blir inte lean bara för att man arbe­tar på ett spe­ci­ellt sätt eller använ­der spe­ci­el­la verk­tyg. Lean är myc­ket dju­pa­re; ett annorlun­da sätt att tän­ka. En filo­so­fi, om du så vill.

En annan lär­dom var att det tar tid att gå från van­ligt sätt att tän­ka och job­ba till ett leant sätt.

Det kan ta rätt många år, ock­så bero­en­de på orga­ni­sa­tion runt omkring och orga­ni­sa­tio­nens intres­se, för att job­ba pro­ces­s­o­ri­en­te­rat.

Detta säger Staffan Ekengren, Head of Scania Newsdesk, i en inter­vju vi gjor­de med honom.

En tred­je lär­dom är att ta hjälp uti­från. Man behö­ver stöd av någon som har gjort resan, som kan se på frå­gan uti­från och stäl­la de obe­kvä­ma frå­gor­na som får tan­kar­na att gå i rätt rikt­ning.

Idag

När vi star­ta­de Kntnt var erfa­ren­he­ter­na från att job­ba leant en av de saker vi tog med oss in i vårt arbe­te med con­tent mar­ke­ting. Vi arbe­tar efter sam­ma prin­ci­per. Och många funk­tio­ner i vårt kom­man­de verk­tyg Konzilo stöd­jer ett leant arbe­te.

Även i vår bok Content mar­ke­ting – vär­deska­pan­de mark­nads­kom­mu­ni­ka­tion hit­tar du spår av lean. Det är i bokens tred­je och sista del som vi tar upp den redak­tio­nel­la pro­ces­sen och beskri­ver hur du kan tän­ka för att pla­ne­ra och arbe­ta effek­ti­va­re.

Nog om oss. Nu är det hög tid att vi till­sam­mans tit­tar när­ma­re på vad lean egent­li­gen är. I dagens arti­kel tar vi oss en titt på begrep­pen från ett heli­kop­ter­per­spek­tiv. I kom­man­de artik­lar ska vi till­sam­mans dyka ned i hur du redan idag kan använ­da val­da delar av lean. Förhoppningsvis inspi­re­rar det dig att utfors­ka ämnet mer.

Detta är Lean

Detta är lean. Den rubri­ken har jag stu­lit från en helt fan­tas­tisk liten bok med sam­ma namn. Det är den bäs­ta bok som har skri­vits om ämnet. Jag rekom­men­de­rar varmt att du köper och läser den.

Men innan du kilar över till Bokus (eller var du nu bru­kar hand­la böc­ker), så ska jag för­sö­ka ge en kort sam­man­fatt­ning av vad lean är.

Toyotas produktionssystem

Lean är en mana­ge­ment-filo­so­fi som har utveck­lats ur Toyotas sätt att byg­ga upp sin pro­duk­tion.

Det bör­ja­de med att Kiichiro Toyoda, som star­ta­de Toyotas bil­till­verk­ning, bad ingen­jö­ren Taiichi Ohno fun­de­ra på om man kan få en bil­fa­brik att fun­ge­ra som ett stor­köp: En kund tar öns­kad mängd varor från hyl­lan och köper dem. Butiken fyl­ler på med till­räck­ligt många nya pro­duk­ter för att hyl­lan ska vara full. Resultat blev just-in-time.

Men Ohno nöj­de sig inte med det, utan fort­sat­te att utveck­la Toyotas pro­duk­tions­sy­stem med just-in-time som en av två hörn­pe­la­re.

Lean production

Toyotas idéer spreds under 1980-talet till väst­värl­dens bil­till­ver­ka­re, som ock­så bör­ja­de anam­ma just-in-time och and­ra idéer från Toyota och and­ra som tänk­te i sam­ma banor.

1988 pub­li­ce­ra­de MIT Sloan Management Review arti­keln Triumph of the Lean Production System av John Krafcik. I arti­keln jäm­för han pro­duk­ti­vi­te­ten mel­lan oli­ka bil­pro­du­cen­ter, och bevi­sar att Toyota, som har har små lager, små buf­fer­tar och enkel tek­nik, kun­de för­e­na hög kva­li­tet med hög pro­duk­ti­vi­tet. Han kal­la­de Toyotas slim­ma­de pro­duk­tion för just det – lean pro­duc­tion.

Leant tänkande

Under fem år stu­de­ra­de fors­ka­re från hela värl­den lean pro­duc­tion i International Motor Vehicle Program (IMVP) vid MIT. Resultatet pub­li­ce­ra­des i den bäst­säl­jan­de boken The Machine That Changed the World av James Womack, Daniel Jones och Daniel Roos.

Womack och Jones fort­sat­te där­ef­ter att utveck­la lean-tän­ket och att skri­va böc­ker. 1996 pub­li­ce­ra­de de Lean Thinking där de foku­se­rar på hur före­tag ska bära sig åt för att ”bli lean”.

Toyota beskrev själ­va sin filo­so­fi först 2001. De kal­la­de det för The Toyota Way. Och det blev ock­så titeln på en läsvärd bok av Jeffrey Liker, pro­fes­sor vid University of Michigan. Den kom ut 2004, och har inspi­re­rat and­ra disci­pli­ner att anam­ma lean-tän­ket.

Tidigt ute var utveck­la­re av dator­pro­gram. Redan 2003 skrev Mary Poppendieck och Tom Poppendieck en bok om lean pro­gram­ut­veck­ling.

En liten var­ning är på sin plats. Som all­tid när ett begrepp blir popu­lärt kom­mer dilet­tan­ter och spri­der sin dynga. Lean är ing­et undan­tag. Det finns böc­ker där ute som för­sö­ker lära dig att använ­da lean för att göra än det ena, än det andrar. Några är bra. Många är skräp. Se upp!

Effektivitet

Så vad är egent­li­gen lean?, frå­gar du. Dags att kom­ma till sak antar jag. Men jag kan inte för­kla­ra lean rik­tigt ännu. Först mås­te vi för­stå effek­ti­vi­tet.

När vi pra­tar om effek­ti­vi­tet så tän­ker vi som regel på hur man kan nytt­ja resur­ser så väl som möj­ligt. Författarna till boken Detta är lean kal­lar det­ta resur­sef­fek­ti­vi­tet. I nära två­hund­ra år har ökad resur­sef­fek­ti­vi­tet stått i fokus för den indust­ri­el­la utveck­ling­en.

Bilköer
Resurseffektiv använd­ning av en motor­väg. Varje kvadrat­me­ter används för bilar.

Men det finns en annan form av effek­ti­vi­tet. För att för­kla­ra den behö­ver jag först slänga in någ­ra ytter­li­ga­re begrepp.

Process är sam­man­län­ka­de pro­ces­ser och akti­vi­te­ter som med sam­ma resul­tat kan utfö­ras repe­ti­tivt på en följd av lika objekt.1

Flödesenhet är ett objekt som förs fram­åt i en pro­cess.

Genomloppstid är tiden det tar för en flö­des­en­het att gå ige­nom pro­ces­sen.

Hjälp!, vad for­mel­la vi blev. Enkelt uttryckt så är en flö­des­en­het något som för­äd­las i fle­ra steg, och genom­loppstid är tiden som det tar från det att för­äd­ling­en påbör­jas tills den är klar.

Nu kan jag för­kla­ra den and­ra for­men av effek­ti­vi­tet. Den hand­lar om att kor­ta genom­lopps­ti­den så myc­ket som möj­ligt. Författarna kal­lar det­ta flö­des­ef­fek­ti­vi­tet.

Motorväg
Flödeseffektiv använd­ning av en motor­väg. Bilar kom­mer fram obe­hind­rat.

Detta är lean (äntligen!)

Lean strä­var efter att upp­nå max­i­mal flö­des­ef­fek­ti­vi­tet och resur­sef­fek­ti­vi­tet. Ett pro­duk­tio­nens nir­va­na. Tyvärr är det inte möj­ligt.

För att nå det ide­a­la till­stån­det mås­te man i detalj kun­na för­ut­sä­ga kun­der­nas behov och med exakt­het av ett schwei­ziskt ur kun­na leve­re­ra på det.

Författarna till…, ja du vet vil­ken bok, gör ett fan­tas­tiskt arbe­te för att lät­till­gäng­ligt och begrip­ligt för­kla­ra var­för. Jag ska inte ens för­sö­ka.

Problemet är att det all­tid finns vari­a­tio­ner i både efter­frå­gan och till­gång. Dessa vari­a­tio­ner gör det omöj­ligt att nå nir­va­na.

Så där­för hand­lar lean om att för­sö­ka kom­ma det ide­a­la till­stån­det så nära som möj­ligt, genom att pri­o­ri­te­ra flö­des­ef­fek­ti­vi­tet fram­för resur­sef­fek­ti­vi­tet och mini­me­ra vari­a­tio­ner.

Men hur?

Fem principer

James Womack och Daniel Jones beskri­ver i boken Lean Thinking från 1996 föl­jan­de fem gui­dan­de prin­ci­per för hur före­tag kan ”lea­ni­fi­e­ra” sin verk­sam­het.

  1. Värde: Förstå vad kun­den upp­fat­tar som vär­de­fullt. Fokusera på det. Allt annat är slö­se­ri.
  2. Värdeström: Identifiera nöd­vän­di­ga akti­vi­te­ter för att ska­pa vär­det. Fokusera på dem. Allt annat är slö­se­ri.
  3. Flöde: Skapa en jämn pro­cess av de iden­ti­fi­e­ra­de akti­vi­te­ter­na. Desto mind­re vari­a­tion, desto när­ma­re kan du kom­ma det ide­a­la till­stån­det.
  4. Dra: Konstruera pro­ces­sen så att efter­frå­gan drar flö­des­e­le­ment genom pro­ces­sen. Producera ing­et som inte efter­frå­gas.
  5. Perfektion: Förbättra stän­digt 1–4. Försök att kom­ma det ide­a­la till­stån­det så nära som möj­ligt.

Lean och content marketing

Lean pas­sar con­tent mar­ke­ting som han­den i handsken. Precis som hos lean står kun­dens upp­lev­da vär­de i fokus. Och pre­cis som lean är con­tent mar­ke­ting pro­ces­s­o­ri­en­te­rat, istäl­let för pro­jekt- eller kam­pan­j­o­ri­en­te­rat. Därför kan myc­ket av lean-tän­ket ock­så använ­das för con­tent mar­ke­ting. För att mins­ka slö­se­ri, kor­ta genom­loppstid och öka pro­duk­ti­vi­te­ten.

I kom­man­de artik­lar ska vi till­sam­mans tit­ta lite när­ma­re på hur det kan göras rent prak­tiskt. Så mis­sa inte näs­ta arti­kel!


  1. En akti­vi­tet är den mins­ta enhet arbe­te som utförs på ett objekt med mät­bart resul­tat.

Dela artikeln om du gillade den!

Förslag på mer läsning

Utveckla din story med rätt design

Har du en inre bild av hur din arti­kel skul­le se ut när den kom­mer i tryck? Med design kan du utveck­la din sto­ry och ska­pa ett nytt per­spek­tiv. Bilder, färg och form kan bli verk­tyg även i din kre­a­ti­va verk­tygs­lå­da.

Läs artikel »

Om jag var i Almedalen …

Att Almedalen blir allt vik­ti­ga­re för kom­mu­nik­tions­bran­schen är de fles­ta över­ens om. Men i en djung­el av pro­gram­punk­ter kan det vara svårt att sål­la agnar­na från vetet. Här kom­mer hjälp på vägen! Martin Modigh Karlsson har gjort grov­job­bet och lis­tar sina bäs­ta tips i dagens krö­ni­ka. För dig som ska dit och för dig som tar del av pro­gram­met i efter­hand.

Läs artikel »

Detta gäller vid marknadsföring av din arbetsgivare på sociala medier

Publicerar du inlägg om din arbets­gi­vares verk­sam­het i soci­a­la medi­er? Då kan du behö­va vara för­sik­tig så att du inte fälls för vil­se­le­dan­de mark­nads­fö­ring. Ta reda på vad som gäl­ler genom att läsa den­na arti­kel skri­ven av Tobias Bratt, biträ­dan­de jurist på Wistrand Advokatbyrå.

Läs artikel »

Ursäkta röran. Vi har byggt om.

För ovan­lig­he­tens skull pra­tar vi om oss själ­va. Vi vill berät­ta att vi från och med nu är en con­tent­by­rå som gör con­tent. Men vi gör det på ett annorlun­da sätt än and­ra con­tent­by­rå­er. Vi har ock­så en ny digi­tal platt­form som ska slå Hubspot på fing­rar­na. Och vi har gjort lego av vårt stra­te­gi-erbju­dan­de. Dessutom har vi en mas­sa nya med­ar­be­ta­re, och söker ännu fler. I den­na krö­ni­ka berät­tar Thomas Barregren om allt det­ta och lite till.

Läs artikel »

Därför ska du ha egen plattform

Det är fres­tan­de att använ­da LinkedIn, Facebook eller någon annan platt­form som din mål­grupp redan använ­der. Med deras annons­lös­ning­ar (”spons­ra­de inlägg”) kan du snabbt nå ut till din mål­grupp. Dessutom är de lät­ta att använ­da. Men det finns pro­blem. Du läg­ger din fram­gång som mark­nads­fö­ra­re och säl­ja­re i hän­der­na på bolag som han en annan agen­da än ditt bäs­ta. Du kon­trol­le­rar inte vem som ser vad och när. Du har inte till­gång till de vär­de­ful­la digi­ta­la fot­spår som din mål­grupp läm­nar efter sig. Därför behö­ver du en egen platt­form.

Läs artikel »

Därför jobbar vi annorlunda

Vi job­bar på ett annorlun­da sätt. Våra kon­sul­ter arbe­tar i ditt team (eller är ditt team) och har sam­ti­digt full upp­back­ning vad gäl­ler kom­pe­tens och resur­ser från våra kon­sul­ter som job­bar “back office”. Men var­för job­bar vi på det sät­tet?

Läs artikel »

Är du redo för robottexterna?

Content och mar­ke­ting – båda delar­na behövs. Men vad hän­der när robo­tar tar över text­pro­duk­tio­nen med fokus på det sist­nämn­da? Med de rät­ta nyc­kelor­den och rubri­ker­na som slår. Finns det fort­fa­ran­de en plats för den enga­ge­ran­de och per­son­li­ga berät­tel­sen? Om det­ta hand­lar Lars Wirténs krö­ni­ka.

Läs artikel »

Varning för gratis wifi när du jobbar på distans

Du vet nog redan att det kan fin­nas säker­hets­hål när du job­bar på distans i öpp­na nät­verk. Men stop­par det dig att mej­la kun­den kam­panj­re­sul­ta­tet eller knap­pa in kre­dit­kor­tets siff­ror via café­ets gra­tisupp­kopp­ling? Det bor­de det! Risken finns näm­li­gen att du ger obe­hö­ri­ga till­gång till din infor­ma­tion. Martin Modigh Karlsson beskri­ver faror­na och ger dig sva­ren på var­för gra­tis (nät­verk) inte all­tid är gott – och där­för bör använ­das med stor för­sik­tig­het – samt tip­sar om tre saker du kan göra för att höja säker­he­ten. 

Läs artikel »

Rätten att bli glömd i digitala miljöer

Ett år har pas­se­rat sedan GDPR träd­de i kraft. Fortfarande brot­tas många före­tag med de prak­tis­ka och de juri­dis­ka tillämp­nings­frå­gor­na. Ett pro­blem av det först­nämn­da sla­get är hur före­tag som behand­lar per­son­upp­gif­ter rade­rar des­sa i sina IT-system? Enligt data­skydds­för­ord­ning­en ska man byg­ga upp sina system så att kra­ven i lag­stift­ning­en upp­fylls – men vad inne­bär det? Och går det över­hu­vud­ta­get att rade­ra upp­gif­ter­na på ett sätt som inne­bär att de ald­rig kan åter­ska­pas?

Läs om indi­vi­dens ”rätt att bli glömd” och före­ta­gets skyl­dig­het att rade­ra per­son­upp­gif­ter i dagens krö­ni­ka skri­ven av Jeanette Jönsson, biträ­dan­de jurist på Wistrand Advokatbyrå.

Läs artikel »

Elva tips som får din intervju att lyfta

Att få till en bra inter­vju hand­lar om väl­digt myc­ket mer än att bara stäl­la frå­gor och anteck­na. Låt Lars Wirtén gui­da dig längs vägen – steg för steg till ett garan­te­rat lyc­kat resul­tat! 

Läs artikel »
tristique Donec tempus odio elementum leo. Aliquam

Missa inte nästa artikel!

Få gratis nyhetsbrev varannan vecka

i din inkorg – med senaste artiklarna

Dina personuppgifter hanteras enligt vår integritetspolicy.

Pin It on Pinterest