Lean – mindre stress, ökad flexibilitet och mer resultat

Har du hört talas om lean?

Kanske hört någon i IT-teamet säga att de arbetar leant? Eller känner någon som arbetar i ett större industriföretag där man arbetar enligt lean-principerna? I så fall vet du säkert att lean handlar om hur man organiserar sitt arbete för att bli både flexiblare och effektivare samtidigt som man blir mindre stressad.

Tänk om ni i ditt marknads- eller kommunikationsteam införde några av dessa idéer. Skulle det göra ert liv mindre stressigt? Kan ni fortfarande vara på tårna och snabbt anpassa er efter ändrade förutsättningar? Och kommer ni kunna göra mer med samma eller mindre resurser?

Svaren på dessa tre frågor är ja, ja och ja.

Men… Det finns alltid ett men

Lean är inget du bara gör. Det är ingen quick fix. Det är inget du bara ändrar på.

Att börja arbeta leant handlar mer om ett ändrat synsätt än om faktisk förändring i arbetssätt. Och att förändra synsätt är svårt och tar tid. Men belöningen är stor för de som lyckas ta sig igenom förändringsprocessen. Och ingen som har gjort det ångrar sig.

Det finns en tröskel, när det gäller det här sättet att jobba. Men när man väl har kommit över den, så skulle jag säga att man vill aldrig gå tillbaks.

Detta säger Staffan Ekengren, Head of Scania Newsdesk, i en intervju vi gjorde med honom.

Artikelserie

Jag ska i en serie artiklar under våren försöka hjälpa dig en bit på väg. Jag önskar att jag kan hjälpa dig hela vägen över tröskeln. Men jag ska vara ärlig och säga som det är. I artikelform kan jag bara hjälpa dig fram till tröskeln, ge dig en bild av vad som finns på andra sidan, och ge dig lite tips och råd om hur du ska ta dig över. Klättrandet måste du och ditt team göra själva. Tag gärna hjälp av oss eller någon annan kunnig coach. Och lova mig att inte lyssna på alla dilettanter som lovar snabba lösningar.

I denna artikel, den första på vår resa, ska jag förklara vad lean är. Men allra först, för att du ska kunna bilda dig en uppfattning om vår kunskap och erfarenhet inom området, så ska jag berätta om vår egen erfarenhet. Om det inte behövs, så kan du hoppa direkt till det spännande.

Spänn fast säkerhetsbältet. Nu lyfter vi.

Romantiskt byråliv inte så glamoröst i längden

Som du kanske vet, har vi våra rötter i en webbyrå som under nio år växte från 3 till cirka 70 medarbetare, innan de blev Wunderkraut och vi slutade. Det var en mycket lärorik tid. Mycket lärde vi oss den hårda vägen. Till exempel hur svårt det är att förändra sättet att tänka och arbeta från något invant till något nytt.

Från början arbetade vi som folk gör mest i allmänhet: gjorde någon sorts planering, satte igång och anpassade oss så gott det gick efter krav och förutsättningar som ändrades. Det fungerade riktigt bra när vi hade få projekt. Men allteftersom vi växte och fick fler projekt så ökade också svårigheterna att leva upp till specifikation, tidplan och budget.

Vi klarade det ändå (ibland med nöd och näppe) tack vare otroligt bra personal, som alltid ställde upp och räddade oss. I början var det roligt. Det stämde in i en romantiserad bild av livet på en byrå.

Jag minns med glädje den där natten när Johan och jag satt i en vindsvåning med utsikt över månbelysta takåsar i Paris (vi skulle vara på konferens), drack whisky, åt choklad och kämpade med att bli klara med leveransen till SF Bio. Klockan fem på morgon var vi klara, och kunde få ett par timmars välförtjänt sömn, innan det var dags att ta Metron till konferensanläggningen.

Men det är roligt någon enstaka gång. Inte när det är mest hela tiden. Och det började det bli, 2010, när vi tog beslut att ”professionalisera vårt arbete”.

Svårare än man kan tro

Vi införde en metod för projektstyrning som delar många idéer och tillvägagångssätt med lean.

Enligt ”best practice” delade vi upp oss i tvärfunktionella team som under tvåveckorsperioder jobbade mot en prioriterad lista av saker att göra. Varje period inleddes med planering, och avslutades med demo av resultatet och utvärdering av arbetet.

Medarbetarna var med på noterna och vi kunde snabbt komma igång med det nya arbetssättet. Till det yttre gjorde vi allt rätt. Planeringsmöten, demo-möten och utvärderingsmöten hölls. Jobb tidsuppskattades och prioriterades. Och allt åskådliggjordes på stora whiteboards. Allt ”by the book”.

Men till vår och kundernas frustration sjönk vår produktivitet. Saker tog längre tid att göra, kostade mer eller prioriteras bort. Trots att vi gjorde allt rätt, tyckte vi. Vad var fel?

Vi tog hjälp av Michael Göte (numera på Crisp). I ett helt år coachade han våra team i Stockholm, Göteborg, Köpenhamn och Oslo. Sakta men säkert vände utvecklingen och det gick bättre och bättre, och till slut började löftena infrias.

Lärdomar

Vi drog flera viktiga lärdomar.

Den främsta var kanske att lean är lätt att ta till sig på ett ytligt plan, men kräver desto mer för att verkligen förstå och behärska. Man blir inte lean bara för att man arbetar på ett speciellt sätt eller använder speciella verktyg. Lean är mycket djupare; ett annorlunda sätt att tänka. En filosofi, om du så vill.

En annan lärdom var att det tar tid att gå från vanligt sätt att tänka och jobba till ett leant sätt.

Det kan ta rätt många år, också beroende på organisation runt omkring och organisationens intresse, för att jobba processorienterat.

Detta säger Staffan Ekengren, Head of Scania Newsdesk, i en intervju vi gjorde med honom.

En tredje lärdom är att ta hjälp utifrån. Man behöver stöd av någon som har gjort resan, som kan se på frågan utifrån och ställa de obekväma frågorna som får tankarna att gå i rätt riktning.

Idag

När vi startade Kntnt var erfarenheterna från att jobba leant en av de saker vi tog med oss in i vårt arbete med content marketing. Vi arbetar efter samma principer. Och många funktioner i vårt kommande verktyg Konzilo stödjer ett leant arbete.

Även i vår bok Content marketing – värdeskapande marknadskommunikation hittar du spår av lean. Det är i bokens tredje och sista del som vi tar upp den redaktionella processen och beskriver hur du kan tänka för att planera och arbeta effektivare.

Nog om oss. Nu är det hög tid att vi tillsammans tittar närmare på vad lean egentligen är. I dagens artikel tar vi oss en titt på begreppen från ett helikopterperspektiv. I kommande artiklar ska vi tillsammans dyka ned i hur du redan idag kan använda valda delar av lean. Förhoppningsvis inspirerar det dig att utforska ämnet mer.

Detta är Lean

Detta är lean. Den rubriken har jag stulit från en helt fantastisk liten bok med samma namn. Det är den bästa bok som har skrivits om ämnet. Jag rekommenderar varmt att du köper och läser den.

Men innan du kilar över till Bokus (eller var du nu brukar handla böcker), så ska jag försöka ge en kort sammanfattning av vad lean är.

Toyotas produktionssystem

Lean är en management-filosofi som har utvecklats ur Toyotas sätt att bygga upp sin produktion.

Det började med att Kiichiro Toyoda, som startade Toyotas biltillverkning, bad ingenjören Taiichi Ohno fundera på om man kan få en bilfabrik att fungera som ett storköp: En kund tar önskad mängd varor från hyllan och köper dem. Butiken fyller på med tillräckligt många nya produkter för att hyllan ska vara full. Resultat blev just-in-time.

Men Ohno nöjde sig inte med det, utan fortsatte att utveckla Toyotas produktionssystem med just-in-time som en av två hörnpelare.

Lean production

Toyotas idéer spreds under 1980-talet till västvärldens biltillverkare, som också började anamma just-in-time och andra idéer från Toyota och andra som tänkte i samma banor.

1988 publicerade MIT Sloan Management Review artikeln Triumph of the Lean Production System av John Krafcik. I artikeln jämför han produktiviteten mellan olika bilproducenter, och bevisar att Toyota, som har har små lager, små buffertar och enkel teknik, kunde förena hög kvalitet med hög produktivitet. Han kallade Toyotas slimmade produktion för just det – lean production.

Leant tänkande

Under fem år studerade forskare från hela världen lean production i International Motor Vehicle Program (IMVP) vid MIT. Resultatet publicerades i den bästsäljande boken The Machine That Changed the World av James Womack, Daniel Jones och Daniel Roos.

Womack och Jones fortsatte därefter att utveckla lean-tänket och att skriva böcker. 1996 publicerade de Lean Thinking där de fokuserar på hur företag ska bära sig åt för att ”bli lean”.

Toyota beskrev själva sin filosofi först 2001. De kallade det för The Toyota Way. Och det blev också titeln på en läsvärd bok av Jeffrey Liker, professor vid University of Michigan. Den kom ut 2004, och har inspirerat andra discipliner att anamma lean-tänket.

Tidigt ute var utvecklare av datorprogram. Redan 2003 skrev Mary Poppendieck och Tom Poppendieck en bok om lean programutveckling.

En liten varning är på sin plats. Som alltid när ett begrepp blir populärt kommer dilettanter och sprider sin dynga. Lean är inget undantag. Det finns böcker där ute som försöker lära dig att använda lean för att göra än det ena, än det andrar. Några är bra. Många är skräp. Se upp!

Effektivitet

Så vad är egentligen lean?, frågar du. Dags att komma till sak antar jag. Men jag kan inte förklara lean riktigt ännu. Först måste vi förstå effektivitet.

När vi pratar om effektivitet så tänker vi som regel på hur man kan nyttja resurser så väl som möjligt. Författarna till boken Detta är lean kallar detta resurseffektivitet. I nära tvåhundra år har ökad resurseffektivitet stått i fokus för den industriella utvecklingen.

Bilköer
Resurseffektiv användning av en motorväg. Varje kvadratmeter används för bilar.

Men det finns en annan form av effektivitet. För att förklara den behöver jag först slänga in några ytterligare begrepp.

Process är sammanlänkade processer och aktiviteter som med samma resultat kan utföras repetitivt på en följd av lika objekt.1

Flödesenhet är ett objekt som förs framåt i en process.

Genomloppstid är tiden det tar för en flödesenhet att gå igenom processen.

Hjälp!, vad formella vi blev. Enkelt uttryckt så är en flödesenhet något som förädlas i flera steg, och genomloppstid är tiden som det tar från det att förädlingen påbörjas tills den är klar.

Nu kan jag förklara den andra formen av effektivitet. Den handlar om att korta genomloppstiden så mycket som möjligt. Författarna kallar detta flödeseffektivitet.

Motorväg
Flödeseffektiv användning av en motorväg. Bilar kommer fram obehindrat.

Detta är lean (äntligen!)

Lean strävar efter att uppnå maximal flödeseffektivitet och resurseffektivitet. Ett produktionens nirvana. Tyvärr är det inte möjligt.

För att nå det ideala tillståndet måste man i detalj kunna förutsäga kundernas behov och med exakthet av ett schweiziskt ur kunna leverera på det.

Författarna till…, ja du vet vilken bok, gör ett fantastiskt arbete för att lättillgängligt och begripligt förklara varför. Jag ska inte ens försöka.

Problemet är att det alltid finns variationer i både efterfrågan och tillgång. Dessa variationer gör det omöjligt att nå nirvana.

Så därför handlar lean om att försöka komma det ideala tillståndet så nära som möjligt, genom att prioritera flödeseffektivitet framför resurseffektivitet och minimera variationer.

Men hur?

Fem principer

James Womack och Daniel Jones beskriver i boken Lean Thinking från 1996 följande fem guidande principer för hur företag kan ”leanifiera” sin verksamhet.

  1. Värde: Förstå vad kunden uppfattar som värdefullt. Fokusera på det. Allt annat är slöseri.
  2. Värdeström: Identifiera nödvändiga aktiviteter för att skapa värdet. Fokusera på dem. Allt annat är slöseri.
  3. Flöde: Skapa en jämn process av de identifierade aktiviteterna. Desto mindre variation, desto närmare kan du komma det ideala tillståndet.
  4. Dra: Konstruera processen så att efterfrågan drar flödeselement genom processen. Producera inget som inte efterfrågas.
  5. Perfektion: Förbättra ständigt 1–4. Försök att komma det ideala tillståndet så nära som möjligt.

Lean och content marketing

Lean passar content marketing som handen i handsken. Precis som hos lean står kundens upplevda värde i fokus. Och precis som lean är content marketing processorienterat, istället för projekt- eller kampanjorienterat. Därför kan mycket av lean-tänket också användas för content marketing. För att minska slöseri, korta genomloppstid och öka produktiviteten.

I kommande artiklar ska vi tillsammans titta lite närmare på hur det kan göras rent praktiskt. Så missa inte nästa artikel!


  1. En aktivitet är den minsta enhet arbete som utförs på ett objekt med mätbart resultat.
Thomas Barregren

Författare: Thomas Barregren

Thomas är en av Sveriges främsta tänkare inom marknadskommunikation i allmänhet och content marketing i synnerhet. Han är en av grundarna till kommunikations- och mjukvarubyrån KNTNT som bland annat har utvecklat planerings, publicerings och rapporteringsverktyget Konzilo. Thomas har arbetat med strategi och content management sedan 2004. Under nio år var han vd för en digitalbyrå som var Sveriges mest snabbväxande bolag och numera ingår i Wunder Group. Thomas har anlitats som talare på IDG:s Webbdagarna, Sveriges Mediebyråers Stockholm Media Week, Content Marketing Norges Epic Content MarketingWednesday Relations Content Marketing Day, DI:s Gasellträff med flera konferenser. Han har förläst vid bland andra IHM och Handelshögskolan vid Göteborgs universitet, hållit föredrag på uppdrag av bland andra Sveriges Kommunikationsbyråer (Komm!), Väst Svenska Handelskammaren och Business Region Göteborg. Han är också medförfattare till boken Content marketing – Värdeskapande marknadskommunikation.

Läs mer av Thomas Barregren

elit. leo. libero. ante. ut risus quis Aenean Donec ipsum felis elementum
Kntnts nyhesbrev

Kntnts nyhesbrev

Gör som 2200+ kollegor.

Fyll i din epostadress och få ett mejl varje fredag med veckans innehåll.

You have Successfully Subscribed!

Pin It on Pinterest