Visualisera din redaktionella process

Om du tycker det har varit mycket snack och lite verkstad så här långt i vår serie om lean content marketing, så får du ditt lystmäte av praktiska tips idag. Vi ska jobba med visualisering av den redaktionella processen. Håll i hatten! Nu kör vi.

Visualisering av dig

Du kanske märker att jag är mer närvarande i dessa artiklar om lean content marketing än i många andra artiklar jag skriver. Det beror på att jag visualiserar mig dig framför mig.

Vi sitter på ett kafé. Med ett klassiskt kafébord mellan oss. Ett litet, med bara plats för två. Jag dricker kaffe. Svart bryggkaffe gjort på nymalda bönor, från kaféets eget rosteri. Jag är osäker på om du har te eller kaffe i din kopp. Det vet du bäst själv. Men där sitter vi i alla fall, och pratar om marknadsföring i allmänhet och content marketing i synnerhet.

Varje gång jag sätter mig ned för att skriva en av dessa artiklar, eller artiklarna i den förra artikelserien, så föreställer jag mig denna scen. Ibland sitter vi inomhus, vid ett fyrkantigt bord vid fönstret ut mot gatan. Ibland sitter vi vid ett runt bord utanför samma fönster. Det varierar från artikel till artikel. Men det är alltid du som sitter där. Och vi pratar alltid om något spännande.

Idag pratar vi om visualisering. Eller mer precist, visualisering av artikelflödet genom den redaktionella process vi pratade om sist vi träffades.

Repetition av den redaktionella processen

Jag antar du kommer ihåg den snitslade banan med vägskäl här och var, och längs banan stationer med köer framför. Det är din redaktionella process.

Vid starten av den snitslade banan står du med en tom låda. Ordet artikel är skrivet på lådans utsida.

Du ska gå med lådan från början till slutet av banan. Vid varje station utförs en aktivitet. Varje aktivitet bidrar till att fylla lådan med text, bilder, video och andra artikeldelar. När du har gått i mål är lådan fylld med allt som behövs för att publicera en artikel.

Framför dig och bakom dig går också andra med liknande lådor med ordet artikel på utsidan. Ur ett helikopterperspektiv ser ni ut som en ström som flödar genom banan. Därför kallas varje låda för flödesobjekt.

Utmed banan finns stationer där aktiviteter utförs med artikeln; planeras, produceras och granskas. För varje aktivitet kommer din artikel ett steg närmare sitt fullbordande.

Vid den första stationen fyller du i ett formulär och klistrar det på lådan. Formuläret innehåller metadata om din artikel; arbetsrubrik, beskrivning av artikelidén, datum när den ska publiceras och i vilket medium, vem som är ansvarig för att den blir klar och när den ska vara klar.

En av stationerna – Produktion – visade sig rymma en egen snitslad bana – en delprocess – i vilken artikeldelar planeras, produceras och granskas var för sig och parallellt, innan de läggs i din låda.

En artikeldel kan vara en text som en reporter skriver, några bilder som en fotograf tar eller en bildredaktör väljer ut, kanske en eller par faktarutor som en redaktör skriver, och kanske till och med en video, en presentation eller något liknande som ett produktionsbolag har gjort.

Framför varje station kan det bildas en kö. Där får du vänta på din tur.

Du minns? Bra.

Visualisering

Bilden du just har målat upp för din inre syn är en visualisering av en redaktionell process. Den använder en liknelse för att levandegöra hur den redaktionell processen fungerar.

Det sägs att 65% av alla människor tänker i bilder, eller åtminstone med hjälp av bilder. Om du hör till de 65% så hjälper sannolikt denna visualisering av en redaktionell process dig att förstå hur den ser ut och fungerar. Och den kommer hjälpa dig längre fram, när vi resonerar vidare kring den redaktionella processen; till exempel hur man kan korta köerna, som inte är produktiv tid.

Men den här bilden är väldig svår att fästa på papper. Det behövs massor med ord. Och du och jag kommer inte ha exakt samma bild, så därför finns risk för missförstånd med potentiellt allvarlig följd.

Så därför behöver vi komplettera den första visualiseringen med fler. Och det gjorde vi redan i förra artikeln, när vi ritade upp aktivitetsdiagrammet.

Aktivitetsdiagram som visualisering

Jag tog med den. (Nu ser jag framför mig hur jag böjer mig ned och plockar upp ett papper ur min portfölj och lägger det på kafébordet mellan oss.) Här…

Aktivitetsdiagram för en redaktionell process.
Aktivitetsdiagram för en redaktionell process.

Det här aktivitetsdiagrammet är också en visualisering av den redaktionella processen. Inte lika levande som den första. Men lättare att fästa på papper, lagra och ta fram vid behov. Den ger också mindre utrymme för egna tolkningar.

Men om man bara ser det här diagrammet, och inte är van att läsa och själv omsätta sådana till levande bilder, så blir det ganska statiskt och intetsägande. Ungefär som en karta.

En karta över ett område du aldrig har besökt kan hjälpa dig att förstå terrängen. Hur berg, sjöar och vägar förhåller sig till varandra. Var det borde vara möjligt att ta sig fram och var det är svårt. Med kartan kan du diskutera färdväg med dina kompisar, och ni kan tillsammans utforska terrängen och hitta en väg framåt. Om du däremot har besökt platsen förr, så hjälper kartan dig att minnas platsen.

Två slutsatser om visualisering

Jag föreställer mig att du vid det här laget nickar lite otåligt, där du sitter på andra sidan kafébordet. Du är för artig för att säga det rent ut, men tycker det börjar bli lite långrandigt. Du undrar säkert om jag kommer att berätta något nytt och användbart.

Jodå, jag kommer alldeles strax till det nya och användbara. Låt mig bara bara först knyta ihop säcken.

Vi har nu sett två exempel på olika sorters visualisering av den redaktionella processen. Båda har fördelar och nackdelar. Den ena var grafisk den andra mer mental. Av detta kan vi dra två viktiga slutsatser:

  • Visualisering är inte alltid ett tjusigt diagram på en skärm – även om det kan förekomma. Visualisering kan vara vad som helst som åskådliggör något abstrakt.
  • Det finns inte en visualisering som kan visa allt. Det behövs flera visualiseringar för att fånga allt värt att veta om en sak.

Vi ska nu titta på en tredje form av visualisering av en process. Den kan visas på en skärm. Men jag rekommenderar starkt att du börjar med att göra den på en whiteboard. Och den ger ett helt nytt perspektiv på processen. De två vi har bekantat oss med visar processens layout – hur köer och aktiviteter hänger ihop. Den vi ska titta på nu visar var artiklar befinner sig i processen.

Det är dags att presentera (nu hör jag en trumvirvel)…

Uppgiftstavlan.

Ja, jag vet. Inget sexigt namn. I nästa artikel ska vi ge den ett coolt japanskt namn. Men för tillfället kallar vi den för uppgiftstavla efter det engelska namnet task board.

Uppgiftstavlan

Placera en stor whiteboard väl synligt för dig och dina kollegor. Om det inte är möjligt – till exempel för att ni sitter på olika kontor – så kan en whiteboard ”i molnet” också duga, till exempel Trello.

Tänk dig att du följer den snitslade banan från början till slut. Artiklarna stannar en stund i varje kö och i varje aktivitet. Vissa köer och aktiviteter går såpass snabbt att det inte är meningsfullt att visualisera vilka artiklar som befinner sig i dem. I andra kan artiklar fastna i dagar eller till och med veckor; de är viktiga att visualisera.

För dem du väljer att visualisera ritar du en kolumn på whiteboarden. Rita den första längst till vänster och fyll på höger ut i den ordning som de dyker upp. Överst i varje kolumn skriver du namnet på den kö eller aktivitet som kolumnen motsvarar.

Resultatet kan se ut så här:

Uppgiftstavla med kolumner för Artikelidéer, Artiklar som ska produceras, Produceras, Artiklar klara för granskning, Artiklar klara för publicering och Publicerade.
Uppgiftstavla med kolumner för Artikelidéer, Artiklar som ska produceras, Produceras, Artiklar klara för granskning, Artiklar klara för publicering och Publicerade.

Som du ser har jag lagt till Publicerade i slutet. Det är vare sig en kö eller en aktivitet, men kan vara ett trevligt sätt att visualisera att jobbet är klart. Vilket leder oss in på hur uppgiftstavlan ska användas.

Fyll på uppgiftstavlan första gången

Ta fram ett block med stora postit-lappar. För varenda artikel som du och dina kollegor jobbar med – allt från konkret artikelidé till färdig för publicering – skriver du upp artikelns viktigast metadata på en postit-lapp.

Du kommer ihåg metadata? Arbetsrubrik, artikelidé, medium, färdig datum, publiceringsdatum, ansvarig och annat som är viktigt för er att hålla kolla på.

Allt detta får inte plats på postit-lappen, så vi ska strax titta på andra sätt att få med en del av metadatan. Men till en början nöjer vi oss med arbetsrubrik och färdigdatum. Så här kan en postit-lapp se ut:

Postit-lapp med arbetsrubrik och färdigdatum för en artikel.
Postit-lapp med arbetsrubrik och färdigdatum för en artikel.

När du har skrivit en postit-lapp om en artikel så placerar du ut den i den kolumn som motsvarar den kö eller den aktivitet där artikeln befinner sig just nu.

Upprepa för alla artiklar som du och dina kollegor jobbar med. Resultatet kan se ut ungefär så här:

Uppgiftstavla med postit-lappar i olika kolumner.
Uppgiftstavla med postit-lappar i olika kolumner.

Löpande uppdateringar av uppgiftstavlan

Grattis! Du har nu en uppgiftstavla som ger en ögonblicksbild av var alla artiklar befinner sig i den redaktionella processen. Nu behöver du bara hålla den aktuell. Då är det tre saker du behöver göra.

  1. Så fort en artikel lämnar en kö eller är klar med en aktivitet så flyttar du motsvarande postit-lapp till nästa kolumn på uppgiftstavlan.
  2. Fyll på med nya artikelidéer längst till vänster. Det kan vara idéer som du och dina kollegor kommer på i farten. Eller idéer som ni systematiskt spånar fram tillsammans med intressenter i ett redaktionsråd (mer om det i en kommande artikel).
  3. Rensa regelbundet bort äldre artiklar från kolumnen längst till höger. Det betyder inte att de ska tas bort från webben eller var de nu är publicerade. Bara att de inte längre behöver synas på uppgiftstavlan. Denna kolumn är ju strängt taget inte del av processen, utan finns bara för nöjet att flytta en postit-lapp för en färdig artikel någonstans istället för att ta bort den direkt.

Visualisering av olika medier

Du och dina kollegor producerar säkert artiklar för flera medier. Då behöver du också visualisera för vilket medium en artikel ska produceras.

Enklast är förstås att bara skriva det på postit-lappen. Så här till exempel:

Postit-lapp med arbetsrubrik, färdigdatum och medium för en artikel.
Postit-lapp med arbetsrubrik, färdigdatum och medium för en artikel.

Men om du vill få mer överblick på vad du har på gång för olika medier så kan du välja att jobba med olika färger för postit-lappar. Resultatet kan se ut så här:

Uppgiftstavla med postit-lappar i olika färger efter medium; till exempel gult för webbplatsen, grönt för Twitter, magenta för LinkedIn och blått för Facebook-sidan.
Uppgiftstavla med postit-lappar i olika färger efter medium; till exempel gult för webbplatsen, grönt för Twitter, magenta för LinkedIn och blått för Facebook-sidan.

Ett alternativ är att dela upp tavlan i lika många horisontella delar som det finns medier. Så här kan det se ut:

Uppgiftstavla med postit-lappar sorterade i olika horisontella fält efter medium. Översta fältet är för webben, därefter följer Twitter och LinkedIn och sist Facebook.
Uppgiftstavla med postit-lappar sorterade i olika horisontella fält efter medium. Översta fältet är för webben, därefter följer Twitter och LinkedIn och sist Facebook.

Djävulen sitter i detaljerna

Jag tror du tycker det mesta verkar rättfram och ganska enkelt. Och det är det. Men djävulen sitter i detaljerna. Och det finns åtminstone en detalj där hans fula tryne kan dyka upp. Vad händer i skarvarna mellan de olika kolumnerna?

När övergår en artikelidé till att vara planerad? Är det när all metadata är ifylld – arbetsrubrik, beskrivning av artikelidén, datum när den ska publiceras och i vilket medium, vem som är ansvarig för att den blir klar och när den ska vara klar? Och vad gör man i så fall med en artikel som måste produceras nu, trots att alla uppgifter inte är kända, till exempel slutgiltigt publiceringsdatum?

Eller, för att ta ett annat exempel, vad gör man med en artikel som inte blev godkänd efter produktion? Vart flyttar vi dess postit-lapp?

Den här typen av frågor kommer infinna sig som ett brev på posten. Och du kan ge dig den på att olika personer kommer att besvara frågorna olika. Och samma person kommer att besvara dem olika vid olika tillfällen. Det kommer att bli snurrigt – om du inte formulerar definition of done.

Definition of done (DoD)

Definition of done (DoD) är precis vad det låter, en avgränsning och bestämning av betydelsen hos ordet ”färdig” när det används om en artikel som undergår en aktivitet. Artikeln är alltså inte klar förrän alla kriterier som anges i DoD är uppfyllda.

DoD för aktiviteten spåna kan lyda så här:

En artikel är färdig med aktiviteten Spåna om och endast om det det finns dokumenterat både ett arbetsnamn och en beskrivning av idén. Beskrivningen kan utelämnas om idén klart framgår av arbetsnamnet.

DoD för aktiviteten planera kan lyda så här:

En artikel är färdig med aktiviteten Planera om och endast om artikeln är färdig med aktiviteten Spåna och om det dessutom finns dokumenterat i vilket medium artikeln ska publiceras, när den ska vara klar för att publiceras och vem som ansvarar för att artikeln är klar att publiceras. Om möjligt bör också publiceringsdatum anges, men det är inte tvunget.

Notera hur denna DoD inkluderar föregående aktivitet genom referens och bygger vidare med ytterligare villkor. Notera också att ett bestämt publiceringsdatum inte är ett krav. Att det omnämns är för att förtydliga att det inte ingår i DoD för denna aktivitet, vilket man annars kanske hade kunnat tro.

Några invändningar

Men, säger du, de flesta kolumner på uppgiftstavlan motsvarar inte aktiviteter utan köer. Det är sant. Men de kan inte ha hamnat i kön utan att först klarat av DoD för aktiviteten som föregår kön. Eller hur?

Jag ser framför mig hur du nickar bekräftande. Men så kommer du på något mer.

Men, säger du, en artikel som inte blev godkänd vid granskningen är ju inte färdig. Eller?

Jo, faktiskt är den det. Den är färdig med granskningen. Om den blev godkänd eller inte i granskningen är en annan fråga.

En möjlig DoD för granskning kan lyda så här:

En artikel är färdig med aktiviteten Granskning om och endast om den är färdig med aktiviteten Producera och dessutom har bedömts godkänd eller inte godkänd av den som är ansvarig för artikeln.

Visualisering av ansvarig

Apropå ansvarig. Hur vet vi vem som är det? Det framgår ju inte av postit-lappen.

Du kan förstås skriva dit det på varje postit-lapp. Det är ju inget som ändrar sig, och går alltså utmärkt att ta med. Det kan se ut så här.

Postit-lapp med arbetsrubrik, färdigdatum och ansvarig för en artikel.
Postit-lapp med arbetsrubrik, färdigdatum och ansvarig för en artikel.

Men jag vill föreslå en annan lösning.

Begränsa arbetsbördan med magneter

Vad är det största antal artiklar du kan ansvara för utan att någon kommer i kläm? Två? Fem? Tio? Det beror förstås på om du bara projektleder eller också är involverad i självaste produktionen. Men låt oss, för exemplets skull, säga fem.

Skaffa nu lika många magneter, det vill säga fem. De kan vara enkla kylskåpsmagneter du köper i en hobbybutik och sen skriver ditt namn på. Eller lite mer påkostade visitkortsmagneter eller namnskyltar med magnetisk baksida.

Gör likadant för dina kollegor som också ansvarar för produktion av artiklar. Ge dem lika många magneter som de rimligen kan hantera artiklar. Den som jobbar deltid får färre än den som jobbar heltid. Den som skriver själv, får färre än den som bara projektleder. Och så vidare.

Var och en placerar nu en av sina magneter på varje artikel hen ansvarar för. Det kan se ut så här:

Postit-lapp med arbetsrubrik och färdigdatum för en artikel, på vilken det sitter en magnet med ansvarigs namn.
Postit-lapp med arbetsrubrik och färdigdatum för en artikel, på vilken det sitter en magnet med ansvarigs namn.

Så fort en artikel är planerad får motsvarade postit-lapp en magnet, som tas bort först när postit-lappen hamnar i kolumnen för godkända artiklar.

Vad är vitsen med detta?, undrar du. Jo, vi har nu infört en naturlig fördelning av arbetsbördan. Ingen kan ta på sig mer arbete än antal magneter hen har. Om två av tre medarbetare redan har alla sina magneter ute på uppgiftstavlan, så är det bara den tredje som kan sig an en ny.

Den här typen av enkla visualiseringar som skapar självreglering är typiskt för lean, och något vi kommer se mer av redan i nästa avsnitt. Då ska vi prata om kanban. Missa inte det!

Thomas Barregren

Författare: Thomas Barregren

Thomas är en av Sveriges främsta tänkare inom marknadskommunikation i allmänhet och content marketing i synnerhet. Han är en av grundarna till kommunikations- och mjukvarubyrån KNTNT som bland annat har utvecklat planerings, publicerings och rapporteringsverktyget Konzilo. Thomas har arbetat med strategi och content management sedan 2004. Under nio år var han vd för en digitalbyrå som var Sveriges mest snabbväxande bolag och numera ingår i Wunder Group. Thomas har anlitats som talare på IDG:s Webbdagarna, Sveriges Mediebyråers Stockholm Media Week, Content Marketing Norges Epic Content MarketingWednesday Relations Content Marketing Day, DI:s Gasellträff med flera konferenser. Han har förläst vid bland andra IHM och Handelshögskolan vid Göteborgs universitet, hållit föredrag på uppdrag av bland andra Sveriges Kommunikationsbyråer (Komm!), Väst Svenska Handelskammaren och Business Region Göteborg. Han är också medförfattare till boken Content marketing – Värdeskapande marknadskommunikation.

Läs mer av Thomas Barregren

lectus ut odio dapibus risus. nunc facilisis venenatis leo leo. porta.
Kntnts nyhesbrev

Kntnts nyhesbrev

Gör som 2200+ kollegor.

Fyll i din epostadress och få ett mejl varje fredag med veckans innehåll.

You have Successfully Subscribed!

Pin It on Pinterest